Скачать

Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ "ДТР")

Вступ

Тема роботи «Технологія зберігання ділових документів на підприємстві (на прикладі ТОВ «ДТР»)».

Серед найважливіших проблем діяльності підприємства є забезпечення збереженості архівних документів. Це складова частина охорони пам'яток історії, культури та науки, що має велике суспільне значення. З давніх-давен, як виникло письмо, перед людством постало питання про можливість збереження надбань культури, науки для наступних поколінь. Всі документи, які виникають під час діяльності суспільства становлять велику історичну, культурну цінність.

Широка різновидність документів і властивостей матеріалів, на яких вони виготовлені, недостатнє вивчення механізму їх старіння і руйнування утруднюють вирішення науково-технічних завдань, пов'язаних з пошуком і розробленням оптимальних умов зберігання, технології спеціального оброблення і реставрації документів. Тому доцільно вивчати особливості матеріальної основи документів та способів фіксації інформації. Особа, відповідальна за архівне збереження документів повинна мати уявлення про природу, фізичний стан, хімічний склад і властивості паперу, плівкових матеріалів, їхніх особливостей, оскільки від цього значною мірою залежить вибір умов і технологій збереження документів, їхня реставрація та довговічність.

Актуальність обраної теми пояснюється тим, що на підприємстві під час його діяльності створюється велика кількість документів, багато з яких представляють собою наукову цінність для наступних поколінь і проблема збереження таких документів дуже гостро стоїть для підприємств. Процес документування діяльності підприємства – дуже складна і важлива процедура, а збереження документів в первісному вигляді – ще важче.

Метою даної роботи є дослідження проблеми процесу збереження документів підприємства на сучасному етапі та перспективи розвитку інформаційних технологій, які покликані забезпечити краще збереження важливих документів для наступних поколінь.

Дослідження проводиться на базі ТОВ «ДТР», яке у процесі своєї діяльності створює багато важливих документів, що містять цінну інформацію.

Об’єктом дослідження є проблеми збереження документів.

Предметом дослідження є ТОВ «ДТР», перед яким також постає проблема надійного збереження важливих і цінних документів для подальшого використання.

Проблемам збереження документів на сучасному етапі розвитку суспільства приділяється значна увага, розробляються різного роду положення, методичні рекомендації, правила, електронні системи збереження документів.

Проте, існує ще чимало проблем, які потребують нагального вирішення. Зокрема, це вдосконалення законодавства щодо збереження документів, розробка і впровадження новітніх досягнень науки і техніки в галузі збереження цінних документів.

Розділ 1. Теоретичні аспекти технології зберігання ділових документів на підприємстві

1.1 Аналіз терміносистеми дослідження

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

Документ - основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони - писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

Документи, що становлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Забезпечення документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:

Сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

Забезпечувати точне розуміння змісту документу одержувачем;

Забезпечувати досягнення цілей менеджменту.

Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

Переломними в документознавстві стали 1960-і роки, коли документознавство стає самостійною науковою дисципліною. У 1969 р. воно було внесено в номенклатуру спеціальностей науковців.

В цей час процеси комунікації починають розглядатися не тільки в ракурсі одного з їх засобів – документа, але й більш широко – як інформаційні. Поняття документ поступається поняттю „інформація”, оскільки перше є похідним від другого. Початкове уявлення про предмет документаційної науки було модернізовано і воно набуло інформаційний та кібернетичний зміст.

На початку 1960-х рр. починають розвиватися наукові напрямки під назвою документалістика та документознавство. Перша розглядалась як прикладна галузь кібернетики, що займається оптимізацією управління документаційними системами всіх типів – від образотворчого мистецтва до канцелярського справочинства. З цією метою документалістика вивчає структуру та властивості матричних документів, методи та засоби їх автоматичної обробки, зберігання, пошуку та використання, документні потоки та документні масиви для оптимізації управління крупними, перш за все багатоканальними документаційними системами. Проте документалістика не відображає всього діапазону досліджень документа, проблем його виробництва, розповсюдження та використання і не може бути узагальнюючою наукою про документ.

В цей час документознавство розвивається як новий напрямок, в задачі якого (за К.Г. Мітяєвим) входить вивчення в історичному аспекті розвитку способів, окремих актів і систем документування явищ об`єктивної дійсності і їх результатів - створення документів, їх комплексів і систем. Пізніше під документознавством стали розуміти науку про правила оформлення адміністративних документів і ведення документаційного господарства. Документознавство ототожнюють з діловодством і розглядають як розділ архівознавства. Таке вузьке трактування документознавства збереглося певною мірою і до наших днів. Природно, що в такому розумінні документознавство не могло претендувати на роль узагальнюючої науки про документ, тому що воно обмежено управлінською сферою. За його межами виявляються інші сфери людської діяльності - наука, техніка, культура, соціальне життя і т.д.

Наприкінці 1960-х років з розвитком інформатики (А.И. Михайлов, А.І, Чорний, Р.С. Гіляревський (35,36)) переосмислюються значною мірою досягнення документацією науки, існування останньої у вигляді автономної наукової дисципліни фактично припиняється. У 1973 рр. починаються рідкі спроби (Г.Г. Воробйов, К.Н. Рудельсон (35)) узагальнити теоретичні відомості про документ, розробити його концептуальні основи за допомогою інформаційного аналізу. Частина питань, пов'язаних з класифікацією документів, створенням інформаційних моделей документа, дослідженням документних інформаційних потоків, ввійшли у відповідні розділи бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства й інформатики.

Увага до теоретичних проблем документознавства особливо підсилилася в зв'язку з розробкою і впровадженням Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), а також у процесі створення інформаційної бази автоматизованої системи управління (АСУ). Для цих цілей у 1966 р. був створений Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства й архівної справи (ВНДІДАС). Саме в ті роки з'явилися перші спеціальні теоретичні роботи, присвячені з'ясуванню об'єкта документознавства і його задач.

Починаючи з 1960-х років, у нашій країні визначилися два основних центри, активно й ефективно ведучі наукові дослідження в області документознавства – це МДІАІ, де в 1964 р. був створений факультет державного діловодства, і ВНДІДАС.

Не останню роль в інтенсифікації наукових документознавчих досліджень зіграв своєрідний “вибух документальної активності суспільства” у 1960-і – 1970-і роки. Число копій документів в усім світі перевалило тоді за 1 трлн у рік, а в центральних відомствах СРСР річний документообіг (з урахуванням розмноження) вийшов за межі 1 млн штук. На той час виявилося, що суто діловодний підхід в організації і проведенні документознавчих досліджень багато в чому себе вичерпав, унаслідок своєї обмеженості. У рамках цього підходу вивчалися переважно документи поточного діловодства, так само як і процеси, що відбувалися з уже складеними документами.

Тим часом бурхливий розвиток наук про інформацію, який розпочався в середині 20 сторіччя сприяв твердженню зовсім іншого погляду на документацію. Вона стала розглядатися як єдина інформаційна система, що сприяє досягненню тих або інших управлінських цілей і задач. При цьому саме поняття керування значно розширилося і стало представлятися як упорядкований вплив на які-небудь об'єкти. Системний підхід у документознавстві дозволив комплексно досліджувати кожен документ або вид документів, істотно розширив їх кількісні і якісні характеристики. Таким чином, рубіж 1960-х – 1970-х років з'явився своєрідним поворотним моментом у розвитку документознавства.

Початок системного підходу в документознавчих дослідженнях багато в чому було зв'язано з появою фундаментальних робіт Г.Г.Воробйова, насамперед його книги “Документ: інформаційний аналіз” (М., 1973). Надалі в рамках цього підходу з'явилися численні публікації В.Д.Банасюкевича, Б.С. Ілізарова, М.П. Ілюшенко, В.І. Кокорева, Т.В. Кузнецовой, М.В. Ларіна, В.М. Магидова, К.І. Рудельсон, Е.А. Степанова, В.Ф. Янкової і інших авторів. Підсумок науковим дослідженням в області документознавства 1960-х – першої половини 1980-х рр. був підведений у докторській дисертації А.Н. Сокової (1986) (36).

Аж до середини 1980-х років узагальнюючими науками про документ вважалися документалістика й інформатика. Однак інформатика (інформацієзнавство) займається вивченням і документної, і недокументної інформації. Поза її полем зору знаходиться документ у його матеріальній іпостасі, умови виробництва, збереження, організації роботи з документами. Тому, як і документалістику, використовувати інформатику як узагальнюючу науку про документ досить складно.

До другої половини 1980-х років усвідомлюється той факт, що саме узагальнююче поняття документа найбільше адекватно відбиває предмет професійної діяльності співробітників бібліотек, органів інформації, архівів, музеїв, книгарень і т.п. Цьому сприяло впровадження в професійну діяльність комп'ютерної техніки і машиночитаємих носіїв інформації.

Подальший розвиток загальдокументальних підходів зв'язаний з іменами Д.Ю. Тешгова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, у роботах яких поняття «документ» виступає як самостійна лексична одиниця. Авторами найбільш фундаментальних робіт, присвячених аналізу поняття «документ», класифікації документів, є Ю.Н. Столярів, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов (52,53). З появою їхніх робіт у становленні і розвитку документознавства починається якісно новий етап. Проблеми документознавства здобувають міждисциплінарний характер, ними займаються бібліотеко- і бібліографознавці, фахівці в галузі інформатики, книгознавці.

Новий етап у розвитку вітчизняного документознавства почався в 1990-і роки, коли під впливом внутрішніх і зовнішніх факторів відбулася істотна зміна інформаційно-документаційних процесів. У Росії відбулася зміна політичного й економічного ладу, у роботі з документами стали широко використовуватися новітні комп'ютерні технології, країна стала швидко входити у світовий інформаційний простір. Пріоритетний розвиток у наукових дослідженнях у цей час одержують такі напрямки як інформаційно-документаційний менеджмент, електронний документообіг, різні аспекти захисту інформації, проблеми експертизи цінності документів, створення електронних архівів і інші. Інакше кажучи, подальший розвиток документознавства як комплексної наукової дисципліни стимулюється все зростаючими й істотно зміненими соціально-політичними, економічними, культурними, технічними й іншими потребами.

Результати наукових досліджень обнародуються в монографіях і статтях, у дисертаціях і виступах на наукових конференціях, знаходять висвітлення в учбово-методичних посібниках, у методичних рекомендаціях для органів керування і т.д. Із середини 1990-х років у Росії виходить спеціалізований інформаційно-практичний журнал “Діловодство”. Теоретичні і практичні питання документознавства, історичні його аспекти знаходять висвітлення також на сторінках журналів “Вітчизняні архіви”, “Вісник архівіста”, “Секретарська справа”, “Служба кадрів”, “Керування персоналом” і деяких інших.

На початку 1990-х років відчувається необхідність у створенні науки про документ або комплекс наукових документознавчих дисциплін. Для узагальнюючої назви науки про документ починає використовуватися ряд назв: інформаційно-комунікаційна наука (А.В. Соколов), документаційно-інформаційна наука (Г.Н. Швецова-Водка) і т.п. Ядро такого комплексу наук про документ складають бібліотеко-, бібліографо-, книго-, архіво-, музеєзнавство й інформатика. Загальним для них є дослідження документа як об'єкта, створеного спеціально для передачі інформації.

Кожна з цих областей знання має свої спеціальні задачі, форми і методи роботи з документами, однак теорія й історія документа є загальними для них. До загальнотеоретичної проблематики відноситься насамперед функціональний аналіз документів, вивчення їхніх особливостей як матеріальних об'єктів із зафіксованої в них інформацією, питання класифікації і типологізації документів і т.п. Вивченням загальнодокументних питань і покликано займатися документознавство.

1.2 Зберігання документів: сутність, методи

Чим довше існує підприємство, тим більше документів у нього нагромаджується. Часто вони зберігаються в коробках, ящиках, зв'язках на підлозі або підвіконнях. Як багато часу вимагається для пошуку в цих нагромадженнях паперу необхідного документа! Крім того, не варто забувати про те, що деякі з документів підлягають передачі на зберігання в державний архів, для чого їх потрібно упорядкувати відповідним чином, сформувати і оформити справи, скласти описи.

На підприємстві часто відсутні працівники, що мають уявлення про те, які документи необхідно берегти, як і протягом якого періоду, який порядок знищення документації з минулим терміном зберігання.

1.2.1 Загальні питання організації зберігання документів

Відповідальність за забезпечення збереження документів покладена на власника або уповноважений їм орган нарівні з відповідальності за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах (5,ч. 3 ст. 8 ).

При цьому під документом розуміють матеріальну форму отримання, зберігання, використовування і розповсюдження інформації шляхом фіксації її на папері, магнітному, кино-, фотоплівці або на іншому носії.

Обов'язок юридичних і фізичних осіб забезпечувати збереження Національної архівного фонду (далі - НАФ) і сприяти його поповненню прямо закріплена в (3, ч. 3 ст. 4 ).

Національний архівний фонд - це сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу і інших народів, що мають культурну цінність і є надбанням української нації.

Формування НАФ здійснюється на підставі експертизи цінності документів. НАФ формується з документів, що нагромадилися за час діяльності органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм власності, громадян і їх об'єднань, а також документів історико-культурної спадщини України, які створені за межами України або вивезені за межу, і документів іноземного походження, які торкаються історії України. Джерелами формування НАФ виступають юридичні і фізичні особи - творці і/або власники документів, що підлягають внесенню в НАФ.

Протягом року з початку діяльності підприємство повинне звернутися до одного з державних архівів по своєму місцезнаходженню для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого внесення до Національного архівного фонду.

Відсутність у суб'єктів господарювання документів НАФ не означає, що документи, які створюються в процесі господарської діяльності, не повинні зберігатися. Підприємства і підприємці зобов'язані виконувати вимоги, встановлені нормативними документами щодо термінів і порядку зберігання і знищення документів. Недотримання цих вимог спричиняє за собою адміністративну, а в деяких випадках - кримінальну відповідальність.

1.2.2 Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів

Стаття 42 (3) передбачає, що працівники архівних установ, користувачі архівними документами, у тому числі документами НАФ, інші особи, винні в халатному зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, підробці, захованні, розкраданні, незаконному вивозі за межі України або незаконній передачі іншому обличчю архівних документів, а також в порушенні порядку доступу до вказаних документів і в інших порушеннях законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, несуть відповідальність згідно закону.

Знищення документів без попереднього затвердження описів справ постійного зберігання, а також порушення термінів зберігання документів признаються незаконними згідно (7,п. 3.8 ).

Якими ж законодавчими актами і які заходи відповідальності передбачені за вказані порушення