Скачать

Экспертиза научной и практической ценности документов

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» п. 1 ст.5 гласит «вся совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа, составляют Национальный архивный фонд Республики Беларусь (НАФ)». Память народа – это то, без чего нет самого государства.

НАФ состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций «независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

В соответствии с законодательством Республики Беларусь наряду с государственной частью НАФ в его состав включается и негосударственная часть. Негосударственную часть НАФ составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности общественных объединений, религиозных организаций, юридических лиц негосударственной формы собственности, физических лиц (документы личного происхождения, семейные архивы, коллекции документов и др.).

К накоплению, учету, хранению и использованию документов как государственной, так и негосударственной части НАФ предъявляются одинаковые требования.

Законодательством установлено, что обязанности по обеспечению накопления, учету, хра­нению и использованию документов НАФ возлагаются непосредственно на государственные органы, учреждения, организации, предприятия независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, физических и юридических лиц, в деятельности которых создаются различные документы, составляющие государственную и негосударственную части НАФ.

Взаимосвязь и преемственность делопроизводства и архивного дела по отношению к обеспечению сохранности всего комплекса документов, образующихся в деятельности различных организаций, очевидна и определяется комплексом нормативных и методических документов. Вместе с тем необходимо отметить, что основной чертой регламентации делопроизводственных и архивных процессов является стремление обеспечить сохранность

Главной целью экспертизы ценности документов является пополнение государственных и ведомственных архивов полноценными документами. Это наиболее ответственная работа с документами в организации, так как в процессе этой работы решается судьба документов.

Нельзя забывать о том, что утраченные документы возобновить почти невозможно. Но, нельзя впадать в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Обилие документов затрудняет работу с ними и требует дополнительных, ничем не оправданных затрат.

Порядок организации экспертизы ценности документов изложен в Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, в Методических рекомендациях по проведению комплексной экспертизы ценности документов.

Вопросам экспертизы ценности документов и оформлению дел при подготовке к передаче в архив уделяется много внимания на страницах журналов «Архивы и делопроизводство», «Секретарское дело», «Кадровая служба» директором БелНИИДАД, кандидатом исторических наук А. Рыбаковым; начальником отдела делопроизводства и формирования НАФ Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н. Давыдовой.

На страницах журнала «Секретарское дело» за 2006 год опубликована серия статей заведующей архивом ГУ «Главное хозяйственное управление» Управление делами президента Республики Беларусь Г.А.Кудряковой.

Вопросы организации экспертизы ценности документов раскрываются на страницах журнала «Архивы и делопроизводство» директором НАРБ В. Селеменевым.

Цель курсовой работы: изучить организацию работы по проведению экспертизы ценности документов.

Задача курсовой работы: научиться применять Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, определять сроки хранения документов применительно к своей организации и оформлять соответствующие организационно-распорядительные документы по работе экспертной комиссии (ЭК).

Настало время всеобщей компьютеризации и информатизации. Предприятия, организации, учреждения используют в своей деятельности информационные технологии. Система электронного документооборота позволяет четко контролировать жизненный цикл документов от их создания до передачи на хранение с учетом требований предприятия, а также отраслевых стандартов и законодательства.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО ЭКСПЕРТИЗЕ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В процессе делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается десятки миллионов документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Таким образом, значение документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

экспертизу научной и практической ценности документов;

оформление дел;

обеспечение сохранности документов;

передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве, в архиве организации, в архиве. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). Экспертиза ценности документов проходит в три этапа.

Первый этап - оценка документов в делопроизводстве, проводимая с целью определения возможных сроков хранения для различных категорий дел. Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

Второй этап экспертизы ценности документов осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения работы с ними. При передаче дел в архив организации заведующий архивом осуществляет контроль качества экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются по организации в целом описи дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет хранения, в том числе и по личному составу. Дела временного до 10 лет хранения, сроки хранения которых истекли, на основании акта выделяются затем к уничтожению.

Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки для передачи на государственное хранение. Проводится работниками ведомственного архива, членами ЭК учреждения и работниками государственного архива.

Архивы организаций разделяются на ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций.

Под ведомственным архивом понимается архивное учреждение или структурное подразделение государственной организации, которое хранит документы на протяжении определенного срока.

Архив негосударственной организации — это негосударственное архивное учреждение или структурное подразделение негосударственной организации, которое осуществляет прием и постоянное хранение документов своей организации.

Но независимо от того, является ли архив ведомственным или принадлежит негосударственной организации, все они без исключения подчиняются требованиям законодательства по архивам и делопроизводству нашей страны.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма – требует подходить к изучению документов с учетом конкретной исторической обстановки, т.е. с учетом особенностей времени и места создания документа.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов – документы должны изучаться и оцениваться в комплексе, где одни документы дополняют другие.

Подвергая документы экспертизе, в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности. Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов;

юридическая достоверность документов (наличие подписей, дат,
печатей, резолюций и помет);

особенности материальной основы документов и их физического
состояния;

подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Но такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ценности документов

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нор­мативными правовыми актами и методическими документами, утверж­денными республиканским органом управления по архивам и делопро­изводству. Наибольшее значение в этой работе имеют Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5, а также перечни типовых документов с указанием сроков хранении.

Состав документов, сроки их хранения определяются типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения.

Перечни являются нормативными документами, в которых в виде определенных статей записаны наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организации, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Перечни типовых документов утверждаются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству и являются обязательными нормативными документами для организаций на всей территории Республики Беларусь.

Под типовыми категориями документов понимаются такие документы, которые образуются в большинстве организаций (планы, отчеты, протоколы, инструкции и др.) по соответствующим направлениям деятельности: руководство, финансирование, учет, отчетность и др. Перечни типовых документов устанавливают единые сроки хранения, обязательные дли всех организаций.

При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле. Определение значения документов по заголовкам на обложках дел не допускается. Если при формировании в одном деле отложились документы различной ценности, то срок хранения этого дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения. Часто в организации в одном деле формируются приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении и приказы по отпускам, командировкам, взысканиям. Срок хранения первой категории приказов - 75 лет, второй - 3 года "после проведения налоговой проверки". Но срок хранения дела устанавливается в 75 лет, то есть по документам, имеющим наибольший нормативный срок хранения.

При просмотре дел при проведении экспертизы ценности документов изымаются дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Особо следует обратить внимание на экспертизу ценности дел, где, кроме указания срока хранения, дополнительно делается отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), например, "10 лет ЭПК". Эта отметка означает, что среди документов временного хранения данного вида могут находиться документы, которые нужно хранить постоянно.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру после истечения срока хранения. Из документов, отобранных на постоянное хранение, формируется затем отдельное дело, которое включается в опись дел постоянного хранения.

В зависимости от значения документов в Перечнях устанавливаются постоянные и временные сроки хранения. В свою очередь, документы временного срока хранения подразделяются на временные свыше 10 лет хранения и временные до 10 лет хранения. Дела постоянного хранения включаются в описи дел. На дела со сроками хранения свыше 10 лет, например, по личному составу, срок хранения которых 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, личные дела уволенных работников, личные карточки работников, лицевые счета на выдачу заработной платы), составляются отдельные описи дел.

После проведения экспертизы дел временного хранения до 10 лет, срок хранения которых истек, составляется акт о выделении их к уничтожению. При этом следует помнить, что исчисление сроков хранения большинства документов производится с 1 января нового де­лопроизводственного (календарного) года после окончания документов делопроизводством. Так, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2005 г., начинается с 1 января 2006 г. Например, дело имеет срок хранения 3 года и было заведено в делопро­изводстве в 2005 г. Срок хранения этого дела - 2006, 2007, 2008 гг. И только после 1 января 2009 г. это дело может быть отобрано к уничтожению. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "после проверки налоговыми органами" .

Особое внимание также следует обращать на экспертизу ценности документов, содержание которых поглощается составленными на их основании сводными документами. Это, прежде всего, документы планово-отчетного характера, статистические документы, документы бухгалтерского учета и отчетности. К ним относятся справки, сведения за относительно короткие сроки, основное содержание которых поглощается сводными документами за более длительный отрезок времени.

При наличии годовых отчетов, как правило, уничтожаются аналогичные квартальные и месячные отчеты. В случае отсутствия годовых отчетов на хранение оставляются квартальные отчеты и уничтожаются только месячные. На основании первичных документов (справок, сведений), подготовленных различными структурными подразделениями организации, могут быть составлены сводные документы. Если содержание первичных документов практически поглощается сводными, то эти первичные документы могут быть отобраны к уничтожению. Если же первичные документы содержат конкретные сведения, которые могут представлять интерес при изучении освещаемого вопроса и которые не находят достаточного отражения в сводных документах, тогда наравне со сводными на хранение оставляются и первичные документы.

При экспертизе необходимо решить и другой вопрос, в каких струк­турных подразделениях организации нужно оставить дублетные документы на хранение, а в каких их можно уничтожить? Например, такой вид документа, как договор по определенному вопросу, может храниться и в бухгалтерии, и в юридической службе, и в производственном отделе организации. При установлении срока хранения этого вида документа эксперты решают, где он будет храниться постоянно, а где, например, три года.

Этот порядок хранения должен найти свое отражение, прежде всего, в номенклатуре дел. На постоянное хранение в результате экспертизы отбираются подлинники документов, а копии при наличии подлинников, уничтожаются. При отсутствии по тем или иным причинам подлинников документов на хранение оставляют копии, как документы, воспроизводящие эти утраченные подлинники.

Отбор дел за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся после составлениях годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за тот же хронологический период времени. Описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно. Члены экспертной комиссии организации (в ее состав обязательно включается заведующий архивом) должны знать задачи, функции, круг вопросов, подлежащих компетенции, как всей организации, так и отдельных структурных подразделений, масштаб их деятельности, связи с другими организациями.

Эксперты также должны владеть информацией о реорганизациях, прошедших в организации, взаимосвязях структурных подразделений, постановке делопроизводства.

Все эти сведения помогут определить при экспертизе характер документации, откладывающейся в разных структурных подразделениях организации, ее ценность. Это поможет установить, в каких структурных подразделениях формируются дела, освещающие основные вопросы ее деятельности, в каких - дела второстепенного значения.

Экспертиза ценности документов проводится в организации ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (канцелярия, секретариат и др.) совместно с членами экспертной комиссии и обязательно под методическим руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Результаты такой экспертизы в делопроизводстве находят отражение в номенклатуре дел.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения для передачи в архив организации. В архив эти дела передаются структурными подразделениями по соответствующим описям дел.

При проведении экспертизы ценности научно-технической документации независимо от вида носителя составляется аннотированный , "Перечень проектов (проблем, тем), документация по которым подлежит передаче на государственное хранение". В графе "Обоснование отбора" определяется степень важности конкретного объекта, разработки согласно существующим критериям отбора научно-технической документации на государственное хранение. "Перечень" согласовывается с экспертной комиссией организации-разработчика и утверждается экспертно-проверочной комиссией профильного учреждения государственной архивной службы (им в настоящее время является БелНИЦЭД).

Для определения исторической и практической ценности научно-технической документации существует целый ряд критериев, основными из которых являются:

принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

степень отражения уровня науки и техники, производства в опре­деленный период развития общества. Государственному хранению подлежит научно-техническая документация на разработки и исследования, которые превосходят мировой уровень, осуществлены впервые в мире, в Республике Беларусь, в отрасли и т. д.;

значимость проблемы, проекта, модели, конструкции, технологии на момент внедрения для развития конкретных отраслей и народного хозяйства в целом;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

социальная эффективность исследования или разработки.

Экспертиза ценности так называемых информационных ресурсов (базы и банки данных, кадастры, регистры, ресурсы для сети Интернет), которые выполняются только в электронном виде, проводится на основании следующих критериев: для баз данных - степень новизны, уникальности информации и ее социальная значимость, коммерческая ценность, историческое значение;

для Интернет-публикаций (сайтов, онлайновых каталогов) статус организации-создателя, содержание, графическое оформление, историческое значение.

Заседания экспертной комиссии организации протоколируются. Экспертная комиссия организации работает в непосредственном контакте с экспертно-проверочной комиссией БелНИЦЭД.

На заседаниях экспертной комиссии рассматриваются графики передачи электронных документов на государственное хранение, перечни электронных документов, описи и сопроводительные документы (удостоверяющий лист, информационно-поисковая характеристика, ведомость машинного носителя с записью) на электронные документы, передаваемые на государственное хранение.

Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.

Организация работы по экспертизе ценности документов и контроль результатов возлагается на экспертные комиссии организаций, а также на экспертные комиссии учреждений Государственной архивной службы.

ГЛАВА 3. СИСТЕМА ЭКСПЕРТНЫХ СЛУЖБ

Различная ценность информации, зафиксированная в документах, обусловливает необходимость ее внимательной оценки. Содержание документной информации является главным критерием определения научной и практической ценности документов и в связи с этим - сроков хранения документов (постоянный и временный). Документы постоянного хранения являются основным источником пополнения НАФ: по истечении срока хранения в организациях (так называемый ведомственный срок хранения) они передаются на хранение в государственный архив, документы временного хранения — уничтожаются.

В министерствах и других республиканских органах государственного управления, в организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК осуществляет координацию и руководство деятельностью экспертных служб структурных подразделений (при их наличии) подведомственных организаций, с целью контроля за их деятельностью заслушивают на своих заседаниях отчеты председателей экспертных комиссий этих организаций, принимают соответствующие меры. Если организации, входящие в подведомственную сеть по действующим правилам, не передают документы на государственное хранение, то ЦЭК утверждает представляемые ими описи дел по личному составу, один раз в пять лет согласовывает их номенклатуры дел.

Право отбора документов на хранение и уничтожение в организациях предоставлено действующим в них экспертным комиссиям (ЭК). Основные документы, которыми руководствуются ЭК при выполнении этой работы, — перечни документов с указанием сроков хра­нения

В государственных архивах работа по экспертизе ценности документов, а также контроль за ее результатами в организациях возложена на экспертно-проверочиые комиссии (ЭПК) или экспертно-методические комиссии (ЭМК).

ЭПК (ЭМК) государственных архивных учреждений на заседаниях рассматривают описи дел постоянного хранения, временного хранения, срок хранения которых свыше 10 лет, в том числе и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, номенклатуры дел и другие нормативно-методические документы по работе делопроизводственных и архивных служб организаций, принимают соответствующие решения об их утверждении или согласовании.

В Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров, Республики Беларусь функционирует Центральная экспертно-методическая комиссия (ЦЭМК). ЦЭМК является центром теоретического и методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.

На заседаниях ЦЭМК рассматриваются и утверждаются основные нормативно-методические документы, определяющие организацию и методику проведения экспертизы. Решения ЦЭМК обязательны для всех архивных органов, государственных и ведомственных архивов, архивов негосударственных организаций страны.

ЦЭК (ЭК) является постоянно действующим совещательным органом, а не создаются каждый раз, когда возникает вопрос об уничтожении документов и рассмотрении акта о выделении документов к уничтожению.

ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:

участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;

определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);

рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями, или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;

осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;

принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.

Экспертная комиссия должна быть создана в каждой организации независимо от формы собственности. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Наименование организации

ПРИКАЗ

05.01.2006 № 4

г. Пинск

О создании экспертной комиссии

В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности (наименование организации)

ПРИКАЗЫВАЮ:

I. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель - зам. директора Н.А.Кирикович. Секретарь - зав. архивом И.А.Недбайло. Члены комиссии: начальник отдела кадров Молчан Е.А., главный бухгалтер Петрашевич М.И., зав. канцелярией А.В. Мацук.

2. Общему отделу (Н.В. Сорокин) разработать положение об экспертной комиссии и представить на утверждение директору до 27.01.2006.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Н.А.Кириковича.

Наименование должности

руководителя организации Подпись И.О.Ф.

Визы

В состав ЦЭК (ЭК) включаются наиболее квалифицированные работники организации (не менее 3-5 человек). Членами ЭК обязательно являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом (лицо, ответственное за архив), работник кадровой службы, главный бухгалтер. В состав ЦЭК (ЭК) организаций, передающих документы на хранение в государственный архив, включаются представители этого государственного архива.

ЦЭК (ЭК) является постоянно действующей комиссией. Но с течением времени в ее составе происходят изменения: убывают старые и включаются новые члены. В таком случае ЦЭК (ЭК) не создается вновь, а приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.

Образец приказа о внесении изменений в состав экспертной комиссии

Наименование организации

ПРИКАЗ

____________№__________

Г. Пинск

О внесении изменений в состав

и положение об экспертной комиссии

В целях совершенствования организации работы экспертной комиссии

(наименование организации) и в связи с введением в штатное расписание должности заведующего архивом

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в состав экспертной комиссии (наименование организации) следующие изменения:

1.1. Заместителя директора Васильева В.С. назначить председателем экспертной комиссии.

1.2. Заведующего архивом Новикову П.А. назначить секретарем экспертной комиссии.

2.Начальнику общего отдела Сорокину Н.В. внести изменения в положение об экспертной комиссии (наименование организации).

3. Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Васильева В.С..

Наименование должности

руководителя организации Подпись И.О.Ф.

Визы

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации. Как правило, им является один из заместителей руководителя.

Секретарем ЭК является или руководитель службы ДОУ, или заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). ЦЭК (ЭК) должна заседать не реже одного - двух раз в год в соответствии с планом работы. Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

ГЛАВА 4. ПЕРЕЧНИ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Значительную роль в процессе упорядочения документов в делопроизводстве играют перечни документов.

Перечень — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Главное целевое назначение перечня документов связано с проблемой рационального комплектования НАФ, научно обоснованной организацией отбора документов на хранение. Но назначение перечня выходит за указанные рамки.

Перечни являются справочными пособиями, в которых отражены наименования групп (категорий) документов, указаны виды документов, их содержание и сроки хранения

Перечни документов могут быть типовыми или ведомственными. Типовые перечни устанавливают сроки хранения документов, наиболее характерных для большинства организа­ций. Такие перечни включают документы, образующиеся при документировании общих для всех управленческих функций (руководство, контроль, планирование, учет, отчетность, финансирование и т.п.), независимо от места организаций в системе управления, видов деятельности и форм собственности.

В настоящее время в Республике Беларусь применяются два типовых перечня:

1) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразования. финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 06.08.2001 № 38, с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 24.04.2004 № 4 (Перечень 2001);

2) Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, де­лопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.12.2006 № 82 (Перечень 2006).

С принятием Перечня 2006 утратили свою силу положения Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15.08.1988.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются так называемые типовые документы, которые выполняют одинаковые для всех организаций функции, следовательно, они должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Однако типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей, поэтому на базе типовых перечней министерствами и иными центральными органами управления разрабатываются ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ей учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа.

При определении сроков хранения документов организаций, прежде всего, пользуются ведомственными перечнями, а при его отсутствии - типовыми перечнями.

Нужно отметить, что необходимость подготовки ведомственных перечней закреплена на законодательном уровне. В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373⁷ разработка и утверждение ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется республиканскими органами государственного управления и иными государственными организациями совместно с республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

Протоколом Республиканского совещания по проблемам развития архивного дела от 17.05.2002 № 05/82, утвержденного заместителем Премьер-министра Республики Беларусь, республиканским органам государственного управления и иным государственным организациям поручена поэтапная разработка ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также установлен срок окончания работ: разработка ведомственных перечней должна была быть закончена в 2005 году. В настоящее время в Республике Беларусь действуют ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения Министерства статистики и анализа, Министерства по чрезвычайным ситуациям, Министерства транспорта и коммуникаций, Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и др.

При разработке ведомственных перечней документов учитываются принципы организации системы управления в каждой конкретной отрасли, принимаются во внимание особенности документирования деятельности отрасли, создания и хранения документов. Вместе с тем при подготовке ведомственных перечней в них нахо­дят отражение общие положения типовых перечней документов с указанием сроков хранения.

Перечень документов с указанием сроков хранения — нормативный правовой акт Рес­публики Беларусь, нормы которого (сроки хранения документов) являются обязательными для исполнения (сроки хранения, закрепленные в ведомственных перечнях, являются обязательными для соблюдения в пределах отрасли).

Произвольное сокращение сроков хранения документов, указанных в перечне, не разрешается. Увеличение организациями сроков хранения, установленных перечнем, допускается в тех случаях, если это обусловлено спецификой их деятельности.

Кроме определения состава документов и унификации сроков их хранения, ведомственные перечни документов используются:

с целью научной систематизации документов по направлениям деятельности;

в практике работы ЭК организаций;

при подготовке схем классификации документов, номенклатур дел, проведении экспертизы ценности документов, формировании и описании дел..

Специалистам, перед которыми стоит задача отбора документов на постоянное хранение или уничтожение, необходимо знать, из каких разделов состоит перечень и как им пользоваться.

Перечни типовых документов со сроками хранения, как правило, составляют следующие разделы:

указания по применению перечня (положение о порядке приме