Скачать

Сопровождение и эксплуатация АИС "1С: бухгалтерия"

«1С: Предприятие » является универсальной системой, позволяющей создавать автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета для различных отраслей народного хозяйства.

В состав системы входят три основных компонента: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет» и «Расчет», - каждая из которых расширяет возможности системы дополнительными механизмами обработки информации.

Компонента «Бухгалтерский учет» ориентирована на отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Она оперирует такими понятиями, как «бухгалтерские счета», «операции» и «проводки». Возможности этой компоненты позволяют организовать многомерный, многоуровневый и мультивалютный аналитический учет параллельно в нескольких планах счетов в натуральном и денежном выражении.

Все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, обобщать информацию на балансовых и забалансовых счетах, вести синтетические и аналитические регистры, составлять бухгалтерскую отчетность.

1. Определение предметной области

1С: Бухгалтерия 7.7 - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С: Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С: Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета.

Порядок формирования и состав показателей налоговых регистров, реализованных в редакции 4.5 типовой конфигурации 1С Бухгалтерия 7.7, соответствуют системе налогового учета, рекомендованной ФНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами гл. 25 НК РФ. Регистры налогового учета позволяют анализировать данные налогового учета от отдельных хозяйственных операций до строк налоговой декларации.

При регистрации хозяйственных операций в налоговом учете в программе используются данные бухгалтерского учета, что позволяет избежать повторного ввода данных вручную. При проведении первичных документов производится отражение хозяйственных операций одновременно в бухгалтерском и в

налоговом учете, но вместе с тем существует возможность отражения специфических операций налогового учета, которые не регистрируются в бухгалтерском учете, например, перенос на следующие отчетные (налоговые) периоды расходов, учитываемых в особом порядке.

Кроме отражения отдельных хозяйственных операций для целей налогового учета в 1С Бухгалтерии 7.7 реализовано автоматическое выполнение следующих регламентных операций:

· учет отрицательного результата от реализации амортизируемого имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет расходов на НИОКР в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет расходов по освоению природных ресурсов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет фактических платежей по долгосрочному страхованию жизни работников;

· учет фактических платежей по страхованию на оплату медицинских расходов;

· учет фактических платежей по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти;

· учет расходов по страхованию имущества в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет расходов будущих периодов на оплату труда в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет налогов и сборов с расходов на оплату труда будущих периодов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет расходов по страхованию на оплату медицинских расходов в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

· учет расходов по страхованию на случай утраты трудоспособности или наступления смерти в составе расходов текущего отчетного (налогового) периода;

Тема проекта «Сопровождение и эксплуатация АИС 1С: бухгалтерия» подразумевает под собой полный анализ использования данного программного продукта на конкретном предприятии, где использование данной АИС организовано по схеме "ничего лишнего", поэтому и не используются некоторые функции, которыми оснащены программа 1С: бухгалтерия.

Данный программный продукт широко используется в организации СП РОСТО.

РОСТО - Российская оборонная спортивно-техническая организация была создана в 1926году. РОСТО - фактически единственная общественная организация, уставной деятельностью которой являются: военно-патриотическое воспитание граждан, кадров массовых технических профессий, развитие авиационных, технических и военно-прикладных видов спорта, технического творчества молодежи.

2. Сопровождение АИС «1С: Бухгалтерия»

Сопровождение АИС «1С: Бухгалтерия» осуществляется системным программистом филиала компании «1С» г.Нижний Новгород, который также выполняет функции аминистратора.

Должностные обязанности:

· Программное сопровождение конфигурации 1С-Предприятие:

· Модификация существующих документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

· Создание новых документов, отчетов, обработок бухгалтерского, оперативного и управленческого учета;

· Разработка методов и форм ведения учета товарооборота;

· Обучение персонала центрального офиса и филиалов работе с существующими и вновь создаваемыми документами и отчетами;

· Создание документации к программному продукту.

Т.к. «1С: Бухгалтерия» – это сложный программный комплекс, обслуживающий разветвленную БД, то эксплуатация ИС – это непрерывное занесение новых данных, удаление старых, исправление ошибок. В процессе работы не исключена возможность внесения таких "исправлений", которые сделают невозможным дальнейшее использование системы. Кроме ошибок человека за компьютером, возможны ошибки АИС, операционной системы, а также просто аварии, например, неожиданные отключения питания или сбои диска. Для защиты от подобных неприятностей системному администратору следует принять ряд мер. Другой важный аспект деятельности системного администратора – обеспечение секретности коммерческой информации.

Кроме того, в обязанности системного администратора входит изменение конфигурации системы и первичный анализ возникающих неполадок. Разработка отчетных форм, хотя и требует высокой квалификации, не требует особых полномочий. Поэтому эта работа не входит в круг непосредственных обязанностей системного администратора.

Перечисленные функции выполняться одним человеком из-за небольшого масштаба предприятия и интенсивности эксплуатации системы. При распределении обязанностей вид меню, которое система предлагает конкретному лицу при входе и, соответственно, разрешенный для него набор действий, могут варьироваться.

Непосредственно работу в «1С: Бухгалтерии» осуществляет главный бухгалтер организации. При возникновении неполадок или для доработки программы главный бухгалтер обращается к системному администратору своей системы.

3. Эсплуатация АИС «1С: бухгалтерии»

3.1 Подготовка системы к эксплуатации

Эксплуатация АИС 1С: Бухгалтерия в организации ОС РОСТО производится главным бухгалтером на персональном ПК. При введении данной программы многие бухгалтерские операции стало можно выполнять автоматически и гораздо быстрее.

3.1.1Использование типовых операций

Ряд хозяйственных операций с точки зрения отражения в регистрах бухгалтерского учета имеют однотипный характер, т.е. регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных бухгалтерских проводок.

Для регистрации подобных хозяйственных операций в бухгалтерии используется механизм типовых операций. Типовая содержит шаблон – сценарий формирования проводок для регистрации какого-либо хозяйственного факта.

Шаблон включает:

· Правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;

· Правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если они предусмотрены в операции;

· Список проводок операции;

· Правила заполнения реквизитов проводок: корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты, формулы вычисления сумм и проводок.

При отражении факта хозяйственной деятельности типовой операцией автоматически генерируются проводки, а реквезиты проводок и операции в целом заполняются значениями по описанным в шаблоне правилам.

3.1.2 Сведения об организации

При установке программы «1С:бухгалтерия» к первоначальному этапу относится заполнение Сведений об организации. Сведения об организации - постоянная или условно-постоянная информация. Данную информацию хранят в константах. Для автоматизированного хранения констант, предназначеных для хранения сведений об организации, заполнена обработка «Сведения об организации», которая автоматически запускается при первом запуске системы в режиме «1С: Предприятие». Экранная форма обработки включает несколько закладок (рис. 1)

Рис.1 – Сведения об организации

3.1.3 Справочники

Информация о налогах, плательщиком которых является организация, приводится в справочнике «Налоги и отчисления». Каждый налог или его состовляющая – это отдельный элемент справочника. Он описывается набором значений реквизитов, которые используются в процессе ведения учета и составления отчетности. К обязательным реквизитам относятся «Код» и «Наименование» (рис. 2)

Заполенение реквизитов на уплату значительно упрощает подготовку поручения на перечисление налоговых взносов. В этом случае достаточно в экранной форме документа «Платежное поручение» щелкнуть на кнопке «Перечисление налога», а затем на строке с наименованием налога, и большинство реквизитов платежного поручения будет заполнено автоматически.

Рисунок 2 – Справочник «Налоги и отчисления»

Платежные реквизиты включают сведения о получателе, которые хранятся в справочнике «Контрагенты», и сведения о банковских реквизитах получателя, которые хранятся в справочнике «Расчетные счета».

Справочник «Контрагенты» поддерживает несколько уровней иерархии, что позволяет группировать контрагентов по определенным критериям и осуществлять их быстрый поиск (рис. 3).

Рисунок 3- Справочник «Сведения о конртагенте»

3.1.4 Банковские реквизиты контрагентов

Платежные реквизиты контрагентов заносят в справочник «Банковские счета». Одним из реквизитов этого справочника является ссылка на справочник «Банки». Это позволяет многократно использовать сведения об одном и том же банке, обслуживающих разных контрагентов.

Список банков двухуровневый. Первый уровень описывает регион Российской Федерации, второй — банки, зарегистрированные на территории Нижегородской области (рис. 4).

Рисунок 4 – Справочник «Банки»

3.2 Учет денежных средств и расчетов

3.2.1 Учет операций на расчетном счету

В процессе хозяйственной деятельности особую роль играют денежные средства, поскольку являются наиболее ликвидной частью ее активов.

Прием и выдача наличных средств и безналичные перечисления производятся на основании документов специальной формы. В организации ОС РОСТО используется 2 вида документов:

Платежное поручение – поручение организации банку о перечислении соответствующей суммы с ее расчетного счета на расчетный счет получателя. Организация-плательщик предъявляет в банк поручение на бланке установленной формы (Приложение А, Б).

Поручения действительно в течение 10 дней со дня выписки. Для расчетов между организациями за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором, применяется платежное требование.

Платежное требование – является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Организация периодически получает из банка выписки из расчетного счета, т.е. перечень произведенных за день операций по расчетному счету. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других организаций, на основании которых начислены или списаны средства, а также документы на списание, выписанные организацией.

Выписка из расчетного счета – это второй экземпляр лицевого счета организации, открытого ей банком. (Приложение).

3.2.2 Отражение операций по расчетному счету в компьютерной бухгалтерии

Для учета денежных средств организации в обслуживающих банках в компьютерной бухгалтерии используется балансовый счет 51 «Расчетные счета». Поскольку организация имеет несколько расчетных счетов, открытых в различных банках, то для аналитического учета используете справочник «Банковские счета».

Приказ обслуживающему банку на перечисление с расчетного счета чаще всего оформляется в виде платежного поручения. Для выписки платежного поручения в компьютерной бухгалтерии предназначен документ «Платежное поручение».

Платежные поручения в течение года нумеруются автоматически в порядке возрастания их номеров.

В поле «от» указывается дата платежного поручения. При подготовке нового платежного поручения в этом поле автоматически проставляется рабочая дата. Реквизит «Получатель» заполняется выбором из справочника «Контрагенты» Если получатель в справочнике отсутствует, информацию о нем можно ввести непосредственно в процессе выписки платежного поручения. При оформлении платежного поручения на налогов и взносов заполнение реквизита «Получатель» следует производить с помощью кнопки «Перечисление налога», расположенной в нижнем углу экранной формы документа. При этом отрывается специальная форма для заполнения реквизитов налогового платежа. Выбор платежа осуществляется из справочника «Налоги и отчисления». При этом в платежном поручении автоматически заполняются не только реквизиты получателя, но и ряд других, в числе поле «Сумма», где отражается сумма текущей задолженности по налогу.

В поле «Назначение платежа» указывается целевое назначение платежа. Платеж можно отправить почтой, телеграфом или электронной почтой (поле «Вид платежа).

3.3 Учет основных средств

К основным средствам относятся:

· здания

· сооружения

· рабочие и силовые машины и оборудование

· измерительные и регулирующие приборы и устройства

· вычислительная техника

· транспортные средства

· инструмент

· производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности

· прочие основные средства

Рассмотрим основные операции по формированию первоначальной стоимости основных средств: