Скачать

Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

На Тему: «Подготовка дел к архивному хранению и хранение документов»

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород – 2008

Экспертиза ценности документов

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное науч­ное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы те­ряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения доку­ментов. Срок хранения может быть временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справоч­ной работы. Затем они сдаются в архив организации или хра­нятся в структурном подразделении, на которое возложены со­ответствующие функции.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев*.

Возможность и длительность использования документов пре­допределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, ка­кие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить го­сударство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критерии оценки документов. Критериями оценки происхожде­ния являются: роль и место организации в системе государст­венного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания — значимость события, отра­женного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое на­значение, вид и разновидность документа.

Критерии оценки внешних особенностей документа — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Рассмотрим некоторые критерии.

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельно­сти которых созданы документы. В процессе деятельности обще­ства создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транс­портные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, коопе­ративные, акционерные, учебные и другие организации. Цен­ность комплекса документов, созданного в каждом из них, оп­ределяется значимостью этого учреждения в системе управле­ния, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор докумен­тов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Документы личного происхождения, отражающие творче­скую, производственную деятельность государственных деяте­лей, писателей, художников и т.д., также представляют научный интерес для архивов.

2. Значимость содержания документов. В общем массиве до­кументации имеются документы, отражающие деятельность уч­реждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нуж­ные для текущей (оперативной) работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организацион­но-распорядительная документация учреждения и вышестоя­щих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета и др.) и теряют свое значение через год, три или пять лет.

3. Время и место образования документов. Этот критерий яв­ляется важным для экспертизы. В истории нашего общества бы­ли периоды, насыщенные событиями особой важности. Это пе­риоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хра­нение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учрежде­ниями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять ко­пии документов, особенно документов постоянного срока хра­нения. Это необходимо для их будущего использования.

5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформлен­ных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять до­кументы в процессе делопроизводства.

6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ — это один из размноженных экземпля­ров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксероко­пий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учре­ждений передаются в разные архивы (например, фонд выше­стоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного — в областном архи­ве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содер­жание квартальных планов и отчетов — годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

8. Физическое состояние документа. Этот критерий приме­няется в отдельных случаях. Если документ сильно повреж­ден, но имеет особую ценность, он должен быть реставриро­ван. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Экспертиза ценности документов проводится на основе пе­речней — систематизированных списков видов и категорий до­кументов, содержащих нормативные указания о сроках их хра­нения. Перечни документов позволяют установить сроки хране­ния или возможность уничтожения многих управленческих до­кументов без их дополнительного изучения.

Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

ЭК учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопро­изводство и состав документации данного учреждения. В со­став комиссии обязательно входит лицо, ответственное за ар­хив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного органа.

Общий порядок организации работы ЦЭК (ЭК) определен Основными правилами работы ведомственных архивов и При­мерными положениями о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Экспертной комиссии (ЭК) (1999 г.) (см. приложения 6 и 7). На основе Примерных положений должны разрабатываться по­ложения об экспертной комиссии (или ЦЭК) конкретной орга­низации, предприятия.

В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными пра­вилами работы ведомственных архивов, приказами Федераль­ной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовы­ми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения и т.п.

В соответствии с Основными правилами работы ведомст­венных архивов (п. 3.2.6) главными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

• организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

• рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хране­ние документов личного происхождения;

• подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответст­вующего архивного учреждения предложений об установ­лении и изменении сроков хранения документов;

• участие в подготовке и рассмотрении проектов норматив­ных и методических пособий по вопросам организации делопроизводства, экспертизе ценности документов и от­бору их на государственное хранение (перечней докумен­тов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, ин­струкций по делопроизводству и т.п.);

• рассмотрение перечней и описей особо ценных дел; мето­дическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений;

• организация и проведение совместно со службой дело­производства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных под­разделений.

Для государственных организаций или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к госу­дарственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет кон­троль за сохранностью ценных архивных документов. Негосу­дарственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выде­лении документов к уничтожению в соответствии с «Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах».

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых ре­шения принимаются коллегиально большинством голосов. Прото­колы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Руководитель организации утверждает протоколы ЭК только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего архивного учреждения, если последняя приняла решение о:

• одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;

• изменении сроков хранения документов;

• одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;

• установлении сроков хранения документов, не предусмотренных номенклатурами дел и перечнями документов.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на сек­ретаря комиссии.

Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и  временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы по­стоянного и временного сроков хранения, то такие дела подле­жат перегруппировке: документы постоянного хранения отделя­ют от документов временного хранения.

Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хране­ния, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.

Наиболее полное и систематическое перечисление образую­щейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой «ЭПК», особо тща­тельно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза данной категории документов должна быть про­изведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает ЭПК архив ной службы.

В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хра­нятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, ут­верждает руководитель учреждения

Порядок уничтожения дел с истекающими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется специальными инструкциями.

Оформление дел

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами*.

Законченные делопроизводством дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения после окончания календар­ного года, в котором они были заведены, подлежат оформле­нию, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Ос­новными правилами работы ведомственных архивов для их по­следующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

Совсем по-другому оформляются дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Они подлежат полному оформлению. Из них удаляются ме­таллические скрепки, дела переплетаются или прошиваются прочной ниткой на три-четыре прокола, листы в них нумеру­ются, составляется заверительная надпись. Наиболее ценные документы (рукописи, чертежи и т.д.) не подшивают, а вкла­дывают в папки или коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их помещают в конверты, кото­рые также подшивают в дело.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их ис­пользования все листы дела нумеруют черным графитным ка­рандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи нумеруют отдельно. Лист заверительной надписи не нумерует­ся. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, ну­меруется как один лист (даже если он сложен), а документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруют­ся на оборотной стороне в верхнем левом углу. Подшитые в дело конверты с надписями и вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации не­большого количества листов на них ставятся номера предыду­щих листов с добавлением букв «а», «б», «в» и т.д. То же дела­ют, если несколько соседних листов пронумерованы одной цифрой. Если в нумерации допущено много ошибок, то все ошибочные номера зачеркиваются и все дело нумеруется зано­во с места возникновения ошибки.

Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» — число листов внутренней описи, если она есть.

В заверительной надписи отражаются (со ссылкой на соот­ветствующий акт) изменения в составе и состоянии докумен­тов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д.), а также особенности нумерации листов: наличие литер­ных номеров (а, б, в...), пропущенных номеров, номера лис­тов с наклеенными фотографиями и вырезками из газет, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов и т.д.

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись.

После подшивки документов и нумерации листов произво­дится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.*

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведе­ний по номенклатуре дел:

• полное наименование организации с указанием ее подве­домственности;

• наименование структурного подразделения;

• делопроизводственный индекс дела, состоящий из ин­декса структурного подразделения и номера дела по но­менклатуре;

• заголовок дела;

• срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомст­венный архив эти данные уточняются и дополняются. Так, к заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Дополнительно проставляются:

• даты дела (тома, части);

• номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

• количество листов в деле;

• архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, пре­дусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архи­ва и организации. Этот архивный шифр проставляется в ве­домственном архиве после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Архивные шифры для дел временного (свыше 10 лет) хране­ния и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК учреж­дения, согласованных с ЭПК архивного учреждения и утвер­жденных руководителем организации.

Наименование организации должно указываться в имени­тельном падеже. Если наименование менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия: прежнее название бе­рется в скобки, новое дописывается под ним.

Заголовок и индекс дела переносятся на обложку в начале года из номенклатуры. При подготовке дела к хранению его за­головок нуждается в проверке и уточнении. Если дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится об­щий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Следует помнить, что заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание докумен­тов. При этом факты и события, отраженные в документах, должны быть раскрыты. Сначала в заголовке указывается вид дела (дело, переписка, документы, журнал и т.д.) или вид до­кументов (протоколы, акты, отчеты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, от­ражающий содержание документов.

В заголовок дела, содержащего распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы), вносятся номера этих до­кументов. Например: Приказы директора предприятия по про­изводственным вопросам № 1—78. Или: Протоколы заседаний совета директоров за 1999 г. № 1—20.

Если дело сформировано из копий документов, то копийность документов фиксируется в заголовке. Например: Прика­зы ректора университета по учебной работе за 1999 г. № 1—56. Копии.

К заголовку составляется аннотация, если в деле содержат­ся документы, имеющие справочное значение, документы, ко­торые могут служить предметом самостоятельного поиска, осо­бо ценные документы, наличие которых не может быть опре­делено по заголовку. Например: План развития деятельности фирмы на 2000 год. К плану приложены документы по марке­тинговым исследованиям с перспективным анализом рынков сбыта продукции.

Обязательным реквизитом обложки дела является его дата. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и иную документацию (письма, стенограммы, доклады и т.п.), для кото­рой точная дата имеет важное значение, а также дела, состоящего из нескольких томов (частей), являются крайние даты докумен­тов, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) са­мого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиаль­ных органов, являются даты составления первого и последнего протоколов. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то его датой будут календарные даты первой и последней запи­сей в журнале.

Если в дело включены документы (например, приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то в таком слу­чае под датой делается об этом запись: «В деле имеются доку­менты за... год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, со­держащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.

Если дело начато в одной организации, а закончено в дру­гой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации.

Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела (приложение 10).

Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

Составление описей дел

На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи дел. Составление описи — это завершаю­щий этап работы с документами в делопроизводстве.

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким об­разом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

Опись состоит из годовых разделов. Она составляется от­дельно на дела: постоянного хранения (см. приложение 11); временного (свыше 10 лет) хранения (см. приложение 12); по личному составу; состоящие из специфических, характерных для данной организации документов (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.); а также на служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной вало­вой нумерацией.

В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качествен­ное и своевременное составление описей дел структурных под­разделений несут их руководители.

Годовые разделы описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каж­дого дела в описи называется описательной статьей. Описатель­ная статья описи дел структурного подразделения должна вклю­чать в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи;

• индекс дела (тома, части);

• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

• дату дела (тома, части);

• число листов в деле (томе, части);

• срок хранения;

• примечание.

ОПИСЬ №

Название раздела

В описях дел постоянного хранения графа 6 опускается.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каж­дый из них также имеет свой порядковый номер. Систематиза­цию дел в описи и присвоение номера описи структурного под­разделения осуществляет архив организации.

В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.

В данную опись внесено____дел с №____по №___ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласуется с руководителем службы документационного обеспечения управления и утверждается руководителем структурного подразделения. Перед утверждением опись должна быть одобрена ЭК структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении, а второй передается вместе с делами в ведомственный архив, где служит основой для составления годового раздела сводной опи­си дел организации.

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, пред­назначенный для последующей передачи в государственный ар­хив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписы­вается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государст­венный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

Порядок передачи дел в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Пере­дача дел производится только по описям и в соответствии с со­ставленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передают­ся регистрационно-контрольные картотеки делопроизводствен­ной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформ­ления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив:

• отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

• описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

• историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

• справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в ар­хивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экзем­плярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в го­сударственном архиве, третий экземпляр описи и второй экзем­пляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Хранение документов в электронной форме

Систематизация документов

С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хра­нения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных докумен­тов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное ко­личество нормативно-методической литературы, то организа­ция хранения электронных документов в делопроизводстве за­частую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

Документы в электронном виде могут создаваться сотрудни­ками организации на компьютерах, быть получены по элек­тронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электрон­ную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостря­ет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранно­сти документов в электронной форме.

Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера — записать в виде файла на жестком дис­ке. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы мо­гут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.

Прежде всего необходимо создать на жестком диске папки (директории), в которые будут помещаться рабочие документы. Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам (иногда употребляются термины «каталог» или «ди­ректория»). Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные пап­ки. Образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Если документов немного — чаще всего это одна папка.

Пакет MS Office создает папку с названием «Мои докумен­ты», в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно на­зывают по фамилии работника — «Документы Иванова», «До­кументы Сидорова». Однако при большом количестве докумен­тов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними не­скольких сотрудников требуется более четкая система органи­зации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.

Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок (каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номиналь­ный признак, т.е. группировка документов по их видам.

Начинаться название папки должно с вида документов (при­казы, акты, отчеты, протоколы, докладные записки и т.п.). Затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, во­просе, корреспонденте, периоде, за который группируются доку­менты (файлы), и т.п. В отличие от традиционного делопроиз­водства термин «документы» или «материалы» опускается. Груп­пировка может производиться в несколько уровней. Например: С:\ Переписка\ поставщики металлоконструкций\ завод Витязь\ имя (файла, т.е. конкретный документ Об отгрузке труб 25.03.97 лежит в папке завод Витязь, которая находится в папке постав­щики металлоконструкций, находящейся в общей папке Пере­писка на диске С:. Другой пример: D:\ Отчеты\ 1997 г.\ квартальные\ отдел нефтепродуктов\ имя файла и т.п.

Иногда бывает удобно сгруппировать вместе корреспонден­тов по географическому признаку. Например: Переписка с диле­рами Уральского региона.

В более крупных фирмах для хранения документов выде­ляется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для хранения личных документов и совместно используемые разделы типа: «договоры», «переписка с фирмой N», «типовые согла­шения» и т.п. Такой сервер, работающий под Windows NT или Novel NetWare, может предусматривать разграничение прав доступа сотрудников к тем или иным каталогам, а также хра­нить и общие базы данных, например, сведения по организа­циям-партнерам, данные о номенклатуре продукции на скла­де, полученных заказах и т.п.

В небольшой фирме для этих же целей достаточно создать несколько каталогов на одном или нескольких компьютерах и предоставить их для совместного доступа с использованием средств Windows 95 (если используются старые компьютеры с небольшим объемом оперативной памяти — с помощью Win­dows 3.11 для рабочих групп). Если необходимо обеспечить разделение прав доступа сотрудников к отдельным каталогам или файлам, используется Windows NT Workstation 4.0.<