Скачать

Организация учетной работы предприятия

Содержание

1. Общая производственно-экономическая характеристика предприятия КПУП «Обольский керамический завод»

2. Организация учетной работы предприятия

2.1 Учетная политика КПУП «Обольский керамический завод»

2.2 Организация обработки и хранения документооборота.

2.3 Порядок ведения учета основных средств

2.4 Учет нематериальных активов.

2.5 Порядок ведения учета производственных запасов.

2.6 Документальное оформление учета затрат на производство.

2.7 Учет готовой продукции.

3. Анализ основных технико-экономических показателей работы предприятия КПУП «Обольский керамический завод»

4. Индивидуальное задание по теме «Документальное оформление выпуска готовой продукции.

Список использованных источников

1. Общая производственно-экономическая характеристика предприятия КПУП «Обольский керамический завод»

Уровень строительства - индикатор здоровья страны, а уровень жилищного строительства - показатель уровня жизни его населения. На разных этапах развития нашего государства этот показатель изменялся и в ту и в другую сторону, однако реальные потребности населения в жилищном строительстве, а следовательно, и в строительных материалах для его обеспечения никогда не были удовлетворены в полной мере, несмотря на обилие разного рода специальных программ, принимаемых на самых высоких уровнях.

Среди многих строительных материалов, применяемых при строительстве объектов различного назначения, достойное место занимает строительная керамика и, прежде всего - кирпич керамический.

Он всегда был и продолжает оставаться одним из ведущих стеновых материалов. Пришел он к нам из Европы в XV веке и нашел, благодаря своим замечательным свойствам, самое широкое распространение. К таким свойствам относят разнообразные архитектурные возможности этого материала. Он долговечен: сроки службы зданий и сооружений из качественного керамического кирпича при грамотной их эксплуатации исчисляется многими десятками, а иногда сотнями лет. Уникальной особенностью строительной керамики является создаваемая ей комфортность среды для человека в помещениях, построенных из этого материала. По показателям комфортности керамический кирпич среди общеизвестных и доступных нам материалов занимает второе место после древесины.

Строительство завода по производству стеновых керамических материалов с использованием местных запасов глинистого сырья началось в конце 1991 года на долевых началах при участии ряда промышленных предприятий г.Новополоцка, к которым в последствии присоединились Могилевское арендное предприятие «Моготекс», Могилевское производственное предприятие «Химволокно» и другие.

В сентябре 1992 года участниками строительства было принять решение о создании на базе строящегося завода керамических изделий акционерного общества открытого типа.

В октябре 1992 года в Россонском райисполкоме было зарегистрировано КПУП «ОКЗ» с первоначальным уставным фондом 300млн. руб.

Акт о пуске в эксплуатацию первой очереди завода был подписан 20 ноября 1996 года.

Завод керамических стеновых материалов Россонский филиал КПУП «ОКЗ по производству керамики и стеновых материалов» расположен в 3,5 км от г.п. Россоны Витебской области. Проектная мощность завода составляет 30 млн. штук условного кирпича в год.

Устав КПУП «ОКЗ» зарегистрирован решением № 605 от 30.12..1996г. Витебского облисполкома (№15 -/- в реестре общереспубликанской регистрации). Все взносы акционеров, поступившие в Уставный фонд КПУП «ОКЗ», направлены на покрытие затрат, затрат связанных со строительством завода.

Основным видом деятельности являются и производство кирпича керамического.

Общество создано в целях производства конкурентоспособной продукции, извлечения прибыли от ее реализации, содействия формированию товарного использования местных ресурсов.

Выпуск продукции начат в ноябре 1996 года. Одним из слабых мест производственно-хозяйственной деятельности завода является сезонный характер сбыта продукции. В осенне-зимний период реализация практически не производится вследствие остановки строительных работ основными потребителями продукции. Отсутствие железной дороги препятствует активному сбыту выпущенной продукции.

С другой стороны, завод сохранил мощный потенциал:

1. приличное и мало изношенное оборудование;

2. отличные по качеству и объемам запасы сырья;

3. возможности выпускать один из лучших кирпичей в стране;

Во внешней среде:

неудовлетворенные потребности в сырье;

мощный рост российского рынка при слабости их кирпичных фирм.

К общим функциям управления Россонского филиала КПУП «ОКЗ» относятся:

планирование - это формирование цели управления, выбор путей и методов достижения этой цели;

организация - это создание оптимальной структуры управления.

Руководитель подбирает работников для конкретной работы, делегируя им задания или полномочия, или право использовать ресурсы предприятия;

мотивация (активизация) - это совокупность методов, стимулирующих работников к наиболее эффективной работе;

контроль и учет - это система регулирования деятельности работников по выполнению работы определенного количества и качества.

В соответствии с рекомендациями по разработке примерных структур и штатных нормативов численности для нашей организации доведен норматив численности работников аппарата управления (АУП) в размере 15%, фактически эта цифра составляет 13%.

На предприятии разработана Программа работы с руководящими кадрами и специалистами Россонского филиала КПУП «ОБЗ» на 2007-2010 годы.

Программа предусматривает:

создание резерва руководящих кадров и специалистов, порядок работы с ними;

подготовку, переподготовку и повышение квалификации руководящих кадров и специалистов;

порядок подбора и назначения на должности (освобождения от должностей) руководящих кадров;

порядок аттестации руководящих кадров и специалистов;

Главные рычаги мотивации - стимулы (например, заработная плата) и мотивы (внутренние установки человека).

Система мотивации на уровне предприятия должна гарантировать:

занятость всех работников трудом;

предоставление равных возможностей для профессионального и служебного роста;

согласованность уровня оплаты с результатами труда;

создание условий безопасности труда;

поддержание в коллективе благоприятного психологического климата.

Главные цели и задачи перспективного стратегического развития:

увеличение объемов производства;

повышение качества выпускаемой продукции;

улучшение условий труда;

экономия ресурсов.

Завод создан в целях производства конкурентоспособной продукции, извлечения прибыли от ее реализации, содействия формированию товарного рынка, созданию дополнительных рабочих мест, более полного и эффективного использования местных ресурсов.

Функционирование производственно-административной структуры предприятия

Управление на предприятии представляет собой централизованное воздействие на коллектив людей с целью организации и координации их деятельности в процессе производства. Необходимость управления связана с процессами разделения труда на предприятии. Главной задачей управления является обеспечение роста эффективности производства на основе постоянного совершенствования технического уровня, форм и методов управления, повышение производительности труда как важнейших условий получения и наращивания доходов предприятия. В основе управления предприятием лежат принципы, под которыми принято понимать руководящие направления и правила, положенные в основу решения задач, связанных с управлением. В принципах проявляются наиболее устойчивые черты объективных закономерностей управления. Важнейшими принципами организации управления Россонского филиала КПУП «ОКЗ» являются:

1) принцип целевой совместимости и сосредоточения. Заключается в создании целенаправленной системы управления, ориентированной на решение общей задачи - организации производства той продукции, в которой в данное время нуждается потребитель;

2) принцип непрерывности и надежности. Означает создание таких условий производства, при которых достигается стабильность и непрерывность заданного режима производственного процесса;

3) принцип планомерности, пропорциональности и динамизма. Нацеливает систему управления на решение не только текущих, но и долговременных задач развития предприятия с помощью долгосрочного, текущего и оперативного планирования;

4) демократический принцип распределения функций управления. Основан на методах и правилах общественного разделения труда, согласно которым за каждым функциональным подразделением предприятия закрепляется определенная часть управленческой работы. При этом обязательно соблюдение следующих требований: подготовка управленческого решения и ответственность за его реализацию возлагается на ту службу, которая лучше всего осведомлена о состоянии дел на соответствующем объекте и больше всего заинтересована в реализации и высокой эффективности принятого решения;

5)принцип научной обоснованности управления. Исходит из того, что средства и методы управления должны быть научно обоснованы и выверены на практике.

6) принцип эффективности управления. Предполагает рациональное и эффективное использование ресурсов производства, выпуск конкурентоспособной продукции;

7) принцип совместимости личных, коллективных и государственных интересов. Определяется общественным характером производства;

8) принцип контроля и проверки исполнения принятых решений. Предполагает разработку конкретных мероприятий по вскрытию недостатков, мешающих выполнению производственных заданий.

Социально-психологические методы управления - это методы убеждения, морального и нравственного воздействия на психологию людей. В настоящее время завод на 86,3% укомплектован необходимым персоналом. На постоянной основе работают 162 человек, в т.ч. 142 рабочих. Штатным расписанием на 2007 год предусмотрено для выполнения всех необходимых функций при полном освоении мощности 215,5 человек, в т.ч. 178 рабочих.

В соответствии с рекомендациями по разработке примерных структур и штатных нормативов численности для нашей организации доведен норматив численности работников аппарата управления (АУП) в размере 15%, фактически эта цифра составляет 13%.

На предприятии разработана Программа работы с руководящими кадрами и специалистами Россонского филиала КПУП «ОБЗ» на 2007-2010 годы.

Программа предусматривает:

создание резерва руководящих кадров и специалистов, порядок работы с ними;

подготовку, переподготовку и повышение квалификации руководящих кадров и специалистов;

порядок подбора и назначения на должности (освобождения от должностей) руководящих кадров;

порядок аттестации руководящих кадров и специалистов;

На предприятии необходимо создавать такие условия, чтобы работники воспринимали свой труд как осознанную деятельность, являющуюся источником самосовершенствования, основой их профессионального и служебного роста, роста производительности труда.

Методы мотивации Россонского филиала КПУП «ОКЗ»:

1) экономические (прямые) - повременная и сдельная оплата труда; премии за качественные и количественные показатели труда; оплата обучения;

2) экономические (непрямые) - предоставление транспортного обслуживания;

3) неденежные - повышение привлекательности труда, продвижение по службе, повышение квалификации;

Для выхода предприятия на производственную мощность разработан ряд мероприятий.

Мероприятия по усовершенствованию производственного процесса.

1.При наличии у предприятия возможностей и денежных средств, ставится вопрос о второй технологической линии на садке и формовке кирпича керамического. Освоение новых видов изделий.

2. Четкий график реализации готовой продукции.

3. Мероприятия по повышению заработной платы и система планирования, предусматривающая не только выход на количественные плановые показатели, но и качественная оценка выпускаемой продукции.

4. Строгая дисциплина труда и постоянная работа с кадрами.

5. План работы по охране труда.

6. Повышение показателей социально-экономического развития.

7. Финансовое оздоровление предприятия.

Наряду с организацией работы по увеличению объемов производства, стратегия предприятия направлена на обеспечение выпуска предприятием конкурентоспособной продукции с учетом реального состояния на рынке строительных материалов.

Решение этой задачи достигается за счет комплекса следующих организационных и технических мер:

—постоянное поддержание уровня качества продукции соответствующего качеству исходного сырья и уровню технологии;

—постоянная работа по снижению производственных издержек (сокращение расхода топлива, электроэнергии, транспортных издержек)

—постоянный контроль ситуации на рынке строительных материалов (уровень цен, качество, реальный спрос) и тенденцией его развития;

—своевременное получение информации об изменениях в технологии строительной керамики;

—содержание при заводе лабораторно-технологической службы, занимающейся не только текущей работой по проверке и испытанию сырья, материалов и готовой продукции, а также постоянным совершенствованием технологии производства керамических изделий;

—целенаправленная работа с архитекторами, строителями и специалистами отраслевой науки с целью разработки новых образцов продукции, пользующейся спросом на рынке строительных материалов.

Продукция

Завод керамических стеновых материалов КПУП «Обольский керамический завод» может выпускать керамические изделия широкой номенклатуры (приложение № 1) :

Кирпич керамический рядовой, пустотелый, утолщенный. Кирпич КРПУ. Пустотность 22%.

Кирпич керамический рядовой полнотелый, одинарный. Кирпич КРО.

По традиционной безопасности кирпич керамический утолщенный и кирпич керамический полнотелый одинарный должен соответствовать классу 1

Камень керамический, рядовой. Камень КР

Кирпич керамический рядовой пустотелый одинарный. Кирпич КРПО.

Сырье

Основным сырьем производства керамических изделий является глина месторождения « Озерцы », расположенного в 6 км от завода. Разработка карьера начата в 1995 году.

Добавляемый в глину в качестве отощителя песок добывается в карьере, расположенном на прилегающей территории.

Добыча глины производится согласно горного и земельного отвода. Согласно произведенным лабораторным анализам в пределах земельного отвода ведется разработка грунта.

В настоящий период производится разработка глины скважины №102. Толщина вскрышных работ составляет 0,8 м, глины - 3,6 м из нее: 1,6 м - глина желто-бурая, далее - шоколадная, среднепластичная с прожилками пылеватого песка. Карбонаты отсутствуют.

В 10-ти метровой удаленности находится скважина 375 с шоколадной высокопластичной глиной, без карбонатных включений, пласт забоя составляет 3,4 м.

Глины имеют благоприятный для производства керамического кирпича химический и гранулометрический состав. Относительно высокое содержание красящих окислов (6,2%>е 203) придает обожженной продукции красивую красную окраску.

Для производства керамического кирпича используется экологически чистое сырье. Продукция относится к 1 классу радиационного качества. Удельная эффективная активность естественных радионуклидов в изделиях составляет 227 Бк/ кг ( ГОСТом допускается не более 370 БК кг ).

Качество

Глины имеют благоприятный для производства керамического кирпича химический и гранулометрический состав. Относительно высокое содержание красящих окислов (6,2%>е203) придает обожженной продукции красивую красную окраску.

Для производства керамического кирпича используется экологически чистое сырье. Удельная эффективная активность естественных радионуклидов (Аэфф) в изделиях составляет 208 Вк кг (ГОСТом допускается не более 370 БК кг).

Каждая партия отгруженной продукции сопровождается документам о качестве, которым является паспорт, выдаваемый отделом технического контроля.

Подобный состав оборудования массоподготовки и формирования позволит выпускать продукцию большого ассортимента:

Кирпич керамический пустотелый утолщенный 250*120*88мм;

Кирпич керамический пустотелый одинарный 250*120*88мм;

Кирпич керамический плотнотелый 250*120*65 мм;

Камень керамический 250*120*138мм и т.д.

Отклонение размеров изделия от номинальных значений 3 мм. Морозостойкость составляет 35 циклов. Водопоглощение составляет 11-12% (ГОСТом предусмотрено не менее 6%). По прочности изделия М-125, М 150. Пустотность изделия 25-28%.

Комитетом по стандартизации, метрологии им сертификации ГП «Стройтехнорм» на продукцию завода выдан сертификат соответствия ГОСТу 530-95 «Кирпич и камни керамические» :

21.11.97г. на КПО М-150 F-35, F-35/

04.12.97г. на КПУ М-150, 125 F-35, F-25

Нужно отметить, что завод сегодня выпускает только строительный кирпич, который пользуется спросом в Московском и Ленинградском регионах РФ.

Технологическая схема

Технологическая схема производства керамического кирпича включает в себя следующие переделы:

Вылеживание глины после ее добычи в глинозапаснике.

Массоподготовку, разделенную на две степени переработки сырья: первичную и вторичную, между которыми для более качетсвенной полготовки предусмотрено вылеживание шихты в специальном шихтозапаснике, где обеспечивается тщательное перемешивание шихта, повышается качество конечной продукции за счет гомогенизации глины. Запас шихты рассчитан на 10-12 суток работы завода на полную мощность.

Формование изделий методом экструзии при формовочной влажности 16-18 % с последующей резкой и укладкой кирпича сырца на сушильные вагонетки.

Сушка кирпича осуществляется в крупногабаритных туннельных сушилках. Отличительной особенностью сушки является использование в сушилке осевых вентиляторов. Благодаря тщательному перемешиванию воздушных масс внутри сушилки достигается равномерная и качественная сушка срок сушки 43-60 часов. В качества теплоносителя используется тепло из зоны охлаждения печи.

Обжиг кирпича осуществляется в туннельной печи шириной канала 4,7м. автоматическое перемещение сушильных и печных вагонеток производится сушильным и печным спецтранспортом. Срок обжига 52 часа.

Пакетирование и складирование готовой продукции.

Общее управление всем технологическим процессом осуществляется системой автоматического управления с применением микропроцессоров.

2. Организация учетной работы предприятия

2.1 Учетная политика КПУП «Обольский керамический завод»

Приложение № 26

1.1 Учет внеоборотных активов

1.1.1. К основным средствам, в соответствии с действующим законодательством, относить введенные в эксплуатацию внеоборотные активы, имеющие материальную форму, используются в обращении более года и стоимость которых превышает 30 базовых величин.

Начисление амортизации производить согласно Временного республиканского классификатора амортизируемых основных средств, согласно нормативных сроков их службы. Для начисления амортизации применяется: производственный метод начисления равномерный (линейный) метод исчисления - для зданий, сооружений, транспортных средств и хозяйственного инвентаря. Текущую индексацию амортизационных отчислений не производить.

1.1.2 Осуществлять совместное использование средств амортизационных фондов воспроизводства основных средств и нематериальных активов, учитываемых на забалансовых счетах 010 и 013 2Амортизационный фонд воспроизводства основных средств и нематериальных активов на финансирование капитальных затрат.

1.2.1. Учет нематериальных активов.

Начисление износа производится ежемесячно по нормам амортизации, определяемым исходя из срока их использования: по лицензиям, патентам, правам пользования, сертификатам регистрации контрактов на экспорт и импорт и другими нематериальными активами - в пределах срока действия, указанного в этих документах: по программным - 5 лет ( норма 1,67% ) организационные расходы - 3 года с момента осуществления ( норма 2,78% ). По нематериальным активам, стоимость которых не превышает одной базовой величины, износ начисляется в момент оприходования в размере 100% стоимости. По приобретенным в 2010 году и не учтенным в вышеуказанных группах нематериальным активам износ начисляется в соответствии с дополнительными распоряжениями директора.

1.3.1 Учет производственных запасов

Предельная норма имущества, учитываемого в составе инвентаря инструментов хозяйственных принадлежностей и других средств труда, устанавливается в размере 30 базовых величин за единицу (комплект) на момент оприходования, без налога на добавленную стоимость. Учитывается на 10-10 счете. « Инвентарь и хозяйственные принадлежности» .Списание производится по мере 100% износа. На 10-10 « Специальная оснастка и специальная одежда на складе» учитывается наличие и движение на складе и в местах хранения специальной одежды и специального оборудования.

МБП стоимостью до одной базовой величины за единицу (комплект) списываются по мере отпуска в производство или эксплуатацию. В местах эксплуатации ведется количественный учет.

МБП стоимостью свыше одной базовой величины за единицу (комплект) передаются в эксплуатацию. Учет их ведется на счете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».Списание производится по мере полного износа и непригодностью для дальнейшего использования, при этом на предметы, которые имеют сроки службы (спецодежда, спецобувь, ) исходя из сроков их службы на счета затрат. При досрочном списании в корреспонденции со счетом 91 «Операционные доходы и расходы». Износ по на предметы, которые имеют сроки службы (спецодежда, спецобувь), списывается на затраты ежемесячно корреспонденцией ДТ 20 ,23 ,25 и т.д. КТ10,11

Удержание из заработной платы рабочих, при увольнении, за несданную на склад спецодежду производить с учетом ее износа, исходя из сроков их службы.

1.4.1 Поступление материалов отражать в учете по фактическим ценам на приобретение, без учета счетов15;16.,списание по средневзвешенным ценам.

1.5.1 Учет поддонов вести на 10-4. «Поддоны». В связи с не полным возвратом покупателями поддонов при отгрузке продукции поддоны выписывать по накладной с учетом НДС и проводить как прочую реализацию через 91,1 счет. При возврате залоговую стоимость поддонов засчитывать покупателю.

2.1 Учет затрат на производство

2.1.1.Проговодственные запасы (сырье, материалы, комплектующие, запасные части, топливо и т. д. ) оцениваются по средневзвешенным цена, (включая затраты на производство, приобретение, хранение и др. ). В бухгалтерском учете счета 15 « Заготовление и приобретение материалов» и 16 « Отклонение в стоимости материалов» не используются.

Включение в состав себестоимости сырья материалов и других материальных ресурсов производится по средневзвешенным ценам. Из затрат на материальные ресурсы, включаемых в себестоимость продукции (работ услуг), издержек обращения исключаются возвратные отходы, которые оцениваются в учете по цене возможного использования.

Дооценка производственных запасов производится при условии принятия соответствующих постановлений Правительства.

Учет общепроизводственных и общехозяйственных расходов осуществлять в общеустановленном порядке на счетах 25;26. закрывать счета ежемесячно с отнесением затрат на счет 20 относительно заработной платы.

2.1.5. Брак производства считать согласно предоставленной справки в % от затрат на производство (без учета общехозяйственных затрат). Брак сушки ,как возвратное сырье., относить на счет 10,1 глина Брак обжига на счет 10,6 « Брак производства» По мере использования на подсыпку дорог и т.д. списывать согласно использованному тоннажу.

3.1.1 Учет готовой продукции

Учет готовой продукции отражать на счете 43 « Готовая продукция» по ценам реализации с дальнейшим ежемесячным доведением до фактической производственной себестоимости.

Учет товаров на счете 41 осуществлять по покупной стоимости со списанием по мере реализации в дебет счета 91.4 по продажным ценам с отражением торговых надбавок на счете 42.

Расходы связанные с реализацией учитывать на счете 44 «Расходы на реализацию» и ежемесячно списывать на счет 90.1

4.1.1 Учет финансовых вложений

По долговым ценным бумагам разницу между суммой фактических затрат на их приобретение и их номинальной стоимостью в течении срока обращения этих ценных бумаг равномерно по мере начисления причитающихся по ним доходов, относить на 91.2 счет.

5.1. Учет финансовых результатов

5.1.2 Устанавливается момент определения выручки по отгрузке продукции (выполненные работы, оказанные услуги), товары. При этом следует руководствоваться нормами Гражданского кодекса РБ и требованиями п. 3.1 Порядка заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РБ от 20.01.2000г. № 23 ( с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Минфина РБ от 29.12.2000г. № 131).

5.1.3 При осуществлении товарообменных операций момент определения выручки устанавливается в соответствии с требованиями п. 2.2 постановления Совета Министров РБ от 24.03.99г. № 405 « О вопросах ценообразования при проведении товарообменных операций» (с изменением, внесенным постановлением Совета Министров РБ от 03.04.2000 г. № 447).

5.1.4. Учет реализации кирпича осуществлять с использованием счета 90, реализацию прочих материалов и средств с использованием счета 91.

«Доходы и расходы от операций с имуществом»

«Доходы и расходы от операций с ценными бумагами»

«Налог на добавленную стоимость»

«Доходы и расходы по буфету»

При отгрузке продукции поддоны проводить через реализацию по счету 91.1

Резервные фонды не образуются, фактические затраты относятся на счета учета затрат на производство. 51.7 Штрафы пени неустойки за нарушение условий договоров и др. Отражать по счету 92 по мере их уплаты. 5.1.8 Отражение в учете курсовых разниц, образующихся при переоценке имущества, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производить в соответствии с типовым планом счетов на счете98 и счете 97 с дальнейшим отражением по счету 92.1.

7.1. Учет расходов будущих периодов.

Затраты по проведению крупных ремонтных работ по цеху. Дающие результат в течение всего года относить на 97.0 по видам. Списание проводить на счета затрат ежемесячно в размере 1\12 части.

8.1. Учет источников собственных средств.

При получении предприятием прибыли распределить ее по следующим фондам:

-выплата девидентов,

-осуществление капитальных вложений

фонд потребления,

резервный фонд.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ И ТЕХНИЧЕСКИЙ АСПЕКТЫ УЧЕТА

9.1. Руководство бухгалтерским учетом

9.1. Бухгалтерский учет ведется централизованной бухгалтерией. Обязанности между работниками бухгалтерии распределяются согласно утвержденным должностным инструкциям.

9.2. Руководство бухгалтерским учетом осуществляет главный бухгалтер.(1) Указания и распоряжения главного бухгалтера в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников предприятия. Принятие на работу, перемещение и увольнение работников, с которыми заключаются договоры о полной материальной ответственности, производятся по согласованию с главным бухгалтером.

10. Инвентаризация имущества и обязательств. Инвентаризация проводится согласно утвержденному плану проведения инвентаризации.

11. Техническое оформление бухгалтерского учета

11.1. Бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме с применением универсальной программы для

персональных компьютеров «1С: БУХГАЛТЕРИЯ» (версия 7.7 сетевая).

11.2. Учет ведется по утвержденному плану счетов, разработанному на основании типового плана счетов(2).

12. Организация документооборота

12.1. Документооборот организуется в соответствии с утвержденным графиком документооборота.

2.2 Организация обработки и хранения документов

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот образует потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;(3)

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утвержден руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером(4).

Обработка документов включает в себя несколько этапов. Многочисленные бухгалтерские документы формируются за пределами предприятия (платежные требования, банковские выписки расчетных счетов, исполнительные листы и т.п.), причем они, прежде всего, должны быть приняты. Немало документов составляют сами работники бухгалтерии. Принятые со стороны и составленные в бухгалтерии документы обрабатывают. Цель обработки - подготовить документы к дальнейшим бухгалтерским работам: записей на счетах, систематизации, группировки и т.д.

Бухгалтерская обработка документов состоит в выполнении проверки, регистрации в соответствующих журналах, регистрах, группировки.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно ответственным исполнителям. Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Проверить документ - означает проверить его по сути, юридически и арифметически. Проверка документа по существу заключается в выяснении достоверности совершенных операций и соответствия их сумм, зафиксированных в нем. Эта операция должна подтвердить, что документ не фиктивный. Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций). При юридической проверке устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, подлинность подписей должностных лиц, которые несут ответственность за операцию и оформления документа.

Арифметическая проверка заключается в проверке всех арифметических действий, которые сделаны в документе перед представлением его главному бухгалтеру. С этой целью документ таксируют, проверяют итоги, исчисляют скидки или надбавки, делают все расчеты.

Проверенные, принятые и протаксированные бухгалтерией документы группируют. Суть этой операции заключается в объединении их в группы по следующим признакам: однородность по содержанию и другими характеристиками бухгалтерских записей (материально ответственное лицо, поставщик, покупатель, вид расходов и т.п.). Потребность в группировке документов обусловлена тем, что в течение определенного времени - декады, недели, месяца, а иногда и дня - в бухгалтерию поступает немало документов, однородных по определенным признакам. Чтобы уменьшить техническую работу бухгалтеров при отражении хозяйственных операций в системе счетов, оформленных этими документами, их группируют. Основная цель группировки - будущее накопления данных, содержащихся в документах. Группируя документы, их готовят таким образом для бухгалтерских записей.

Первичная обработка документов завершается определением счетов, которые взаимосвязаны содержанием хозяйственного факта, явления или процесса, зафиксированного в документе. Такая связь называется корреспонденцией счетов. Счета, связанные между собой определенной хозяйственной операцией, называются корреспондирующими.

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, регистрируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи.

Хранение документов, составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Сроки хранения некоторых документов

1. Постоянно:

- штатные расписания и изменения к ним

- переписка по основной деятельности

- документы по разработке, согласовании, утверждении цен, тарифов, прейскурантов, скидок

- документы о переоценке основных фондов и определении износа основных средств

2. Семьдесят пять лет:

- приказы по личному составу

- лицевые счета по начислению заработной платы

- расчетно-платежные ведомости по заработной плате

- личные дела работников

3. Пятьдесят лет:

- книги учета выдачи трудовых книжек

4. Три года:

- использованные чековые книжки с корешками оплаченных и испорченных чеков

5. Три года после проведения налоговой проверки:

- учетные регистры, книги учета

- банковские документы по расчетному счету

- больничные листы

- доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей

- документы о выплате пособий социального страхования

-кассовые документы

- книга учета бланков строгой отчетности

- первичные документы.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Следует помнить, что срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Законченным делопроизводством считаются документы, по которым совершены хозяйственные операции: оп