Скачать

Организация работы современной кадровой службы

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уральский государственный университет им.А.М. Горького

Исторический факультет

Отделение архивоведения, документоведения

и информационно-правового обеспечения управления

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СОВРЕМЕННОЙ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

(на примере ООО «Строитель»)

Дипломная работа студентки 5 курса

г. Каменска-Уральского

специальность:

документоведение и ДОУ

Пысиной Ольги Геннадьевны

Научный руководитель:

Цеменкова Светлана Ивановна

Екатеринбург, 2008

Оглавление

Введение. 3

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель» 11

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель». 13

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы.. 16

2. Документирование кадровой деятельности. 20

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель». 20

§ 2.2. Оформление кадровых документов. 28

Оформление пенсии. 41

Оформление документов при увольнении. 44

§ 2.3. Работа с исходящими и входящими документами. 46

§ 2.4. Формирование дел в организации. 50

§ 2.5. Хранение документов кадровой службы.. 54

3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров. 60

Заключение. 64

Источники. 68

Введение

Дискуссия о судьбах и перспективах развития службы управления персоналом возникла на страницах ведущих бизнес-изданий уже довольно давно, но тема не только не была исчерпана, но и обрела сегодня особо актуальное звучание. Для российского бизнеса это особенно важный вопрос, потому что функции службы кадров советских времен ничего общего с задачами сегодняшней экономики не имели, а стереотип отношения в значительной степени у людей остался. (1)

Выбранная автором работы тема актуальна т. к. умение правильно веси кадровое делопроизводство в организации очень важно в настоящее время.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.

Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. (2)

Отдел кадров ООО «Строитель» представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное руководителю организации и менеджеру по персоналу. В зависимости от кадрового потенциала изменяется структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.

Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. (3) Управление документации становится одним из главных факторов конкурентоспособности предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания. Правильно организованное управление делами снижет время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Рационализации документационного обеспечения управления в ООО «Строитель» необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. Принцип работы по информационно – документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Они могут выполняться вручную, с помощью средств механизации или эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. (4)

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлеклись от главных производственных целей предприятия.

Кадровая документация, фиксирующая трудовые отношения работника с работодателем, подтверждающая его заработную плату или стаж, зачастую ведется с нарушениями действующего законодательства. Ошибки в ведении документации не только выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением трудового кодекса РФ. (5)

Ошибки, допускаемые при оформлении трудовых отношений, чаще всего связаны с неподготовленностью руководителей к решению правовых и юридических вопросов.

Цель дипломной работы – изучить организацию работы кадровой службы в ООО «Строитель».

Таким образом, основными задачами дипломной работы являются:

- рассмотреть историю развития ООО «Строитель»;

- изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;

- проанализировать работу кадровой службы в области документирования;

- предложить методы усовершенствования службы кадров ООО «Строитель».

При написании дипломной работы автором были использованы

нормативные и законодательные акты:

1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены. (6)

2. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек. (7)

3. Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. (8)

4. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты». (9)

5. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Данный стандарт устанавливает: состав

реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов. (10)

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536(11)

Также для написания дипломной работы автор опирался на статьи опубликованные в журналах «Справочник кадровика» и «Справочник по управлению персонала»:

1. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов. Не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье. (12)

2. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб. В данной статье говорится о том, что кадровая документация (документация по личному составу) организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности, имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав. (13)

3. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению. В этой статье даны рекомендации по заполнению личной карточки Т-2, а так же перечислены документы необходимые для ее заполнения. (14)

4. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры. Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Обязательное условие для возникновения права на трудовою пенсию – одновременное достижение определенного возраста и наличие страхового стажа. (15)

5. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала. Автор работы обращает внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде. (16)

Основное внимание в учебных пособиях уделено подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. Так например:

В справочном пособии Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов. (17)

Учебное пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении и обобщении существующей практики работы с документами и ведения делопроизводства в различных организациях. Особое внимание уделяется организационной структуре самих служб делопроизводства. Подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативных документов этой области. (18)

В учебнике Демина Ю.М. «Делопроизводство» излагаются требования и рекомендации по работе с документами, начиная с момента их возникновения вплоть до передачи в архив или уничтожения. (19)

Дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

В первой главе дипломной работы рассмотрена организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель».

Во второй главе рассматривается документирование кадровой деятельности.

Третья глава посвящена направлению и методам усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель».

1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Строитель»

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. (20)

Организация предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности.

В ООО «Строитель» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

2. «Задачи»

Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

3. «Структура»

В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

4. «Функции»

В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

– разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

– оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

– учет личного состава предприятия;

– хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

– изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

– анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

– создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

– работа по созданию резерва на выдвижение;

– подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

– подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

– подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

– принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

– осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

– организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

– ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

6. «Права»

В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

– право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

– право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

7. «Ответственность»

В разделе установлена ответственность менеджера по персоналу за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (21)

§ 1.1. Краткая история ООО «Строитель»

Полное фирменное наименование Общества - Общество с ограниченной ответственностью «Строитель». Общество было создано 20.03. 2002г., и функционирует в соответствии с гражданским кодексом РФ, федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами.

ООО «Строитель» занимается строительством частных деревянных домов, бань, которые собираются из оцилиндрованного бревна или клееного бруса. С этого года, организация взялась за строительство коттеджей из кирпича. В основном строительство домов ведется в Сысертском районе, г. Каменске-Уральском и Каменском районе. ООО «Строитель» также выполняет кровельные работы из натуральной черепицы и металлочерепицы.

Правовое положение Общества регламентируется законодательством РФ и Уставом.

Общество имеет круглую печать со своим наименованием и указанием места нахождения Общества, а также вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, товарный знак и другие средства идентификации Общества.

Общество в соответствии с законодательством вправе открывать расчетные и иные счета в банках, в том числе за рубежом и в иностранной валюте. Общество имеет самостоятельный баланс (баланс Общества), а также составляет сводную отчетность (включая баланс) по всем филиалам, представительствам. Общество имеет право совершать как на территории РФ, так и за рубежом сделки; заключать контракты и иные юридические акты с организациями и физическими лицами, в том числе проводить экспортно-импортные операции, заключать договоры, в том числе купли-продажи, аренды, страхования, поручения, комиссии, совместной деятельности и другие.

Общество обязано обеспечить своим работникам безопасность условий труда, и несет ответственность за ущерб, причиненный здоровью и трудоспособности работников.

Целью деятельности Общества является получение прибыли и удовлетворение потребностей граждан и организаций в товарах и услугах, производимых в соответствии с видами деятельности Общества.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность, исходя из спроса на производимую продукцию и оказываемые услуги, определяет уровни расчетных цен и порядок расчета за продукцию и услуги.

Общество в установленном порядке осуществляет следующие виды деятельности:

Торгово-закупочную деятельность, в т. ч. оптовую и розничную торговлю;

проектные, дизайнерские, проектно-сметные, конструкторские и изыскательные работы;

строительство гражданских и промышленно-производственных зданий и сооружений, ремонтно-строительные работы;

сантехнические, электротехнические, монтажные работы;

производство строительных материалов;

производство и реализацию товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения;

поставку материалов, сырья и оборудования, иных товаров промышленного назначения;

производство, закуп, хранение, переработку, реализацию с/х продукции;

транспортные, авторемонтные и автосервисные услуги;

риэлторскую деятельность;

маркетинговую и посредническую деятельность;

информационную и консультационную деятельность;

другие виды деятельности, не запрещенные законодательством.

Виды деятельности, подлежащие лицензированию, квотированию, согласованию или разрешению, осуществляются Обществом после получения в установленном порядке соответствующих лицензий, квот, согласований или разрешений.

Общество вправе иметь собственное автохозяйство, осуществлять перевозку людей и грузов.

Общество осуществляет в установленном порядке внешнеэкономическую деятельность в соответствии с законодательством РФ и нормами международного права. (22)

§ 1.2. Структура, функции и сотрудники кадровой службы

Кадровое делопроизводство ООО «Строитель» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва. (23)

Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

В штатном расписании ООО «Строитель» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда, инженер по проектно-сметной работе, мастер (2 ставки), экспедитор. На данный момент в организации имеются четыре вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда и инженер по проектно-сметной работе. Общая численность работников кадровой службы ООО «Строитель» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц. С появлением объема работ, возникает потребность в работниках по специальностям: кровельщик и каменщик. Отдел кадров размещает объявление в бегущей строке местного канала и газете «Ярмарка вакансий».

В связи с тем, что численный состав организации небольшой главный бухгалтер и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

Деятельность всех работников ООО «Строитель» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

Требования должностной инструкции являются обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения, о чем проставляется отметка, об ознакомлении самой должностной инструкции. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров организации в соответствии с установленным порядком делопроизводства. (24)

Функции кадровой службы ООО «Строитель»:

изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

подсчет трудового стажа;

оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

подготовка документов к сдаче в архив;

составление установленной отчетности. (25)

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники ООО «Строитель» по специальностям кровельщик и каменщик, имеющие специальное профессиональное образование, занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии мастера, будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, выполняя, полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику. (26) И поэтому мастеру, не справляющемуся со своими обязанностями, может быть предложена вакансия кровельщика или каменщика.

2. Документирование кадровой деятельности

Деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.

Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России (27) (Приложение №1).

§ 2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель»

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Строитель» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации». (28)

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:

организационные документы:

положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность. (29)

Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности (Приложение №2).

Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

- повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.

Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. (30)

Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. (31) При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно (Приложение №3).

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы. (32)

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем (Приложение №4).

График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа. (33)

распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по о