Скачать

Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнёра

1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера

1.1 Назначение коммерческой переписки

1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

2 Особенности написания деловых писем

2.1 Язык и стиль делового письма

2.2 Основные части делового письма

2.3 Дополнительные части делового письма

2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

3 Разновидности писем в деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Приложение № А

Приложение №Б

Приложение №В

Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;

- изучения определения и области применения каждого письма;

- описания хозяйственной ситуации;

- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;

- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем:

 Письмо-просьба,

 Сопроводительное письмо,

 Письмо-подтверждение,

 Письмо-напоминание,

 Письмо-извещение,

 Гарантийное письмо,

 Письмо-запрос и ответ на него,

 Заказ и ответ на него,

 Оферта и ответ на нее.

В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

1.1 Назначение коммерческой переписки

деловая коммерческая переписка иностранный партнер

Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки.

В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки:

- документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами);

- документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;

- коммерческие документы;

- документы по платежно-банковским операциям (платежные или расчетные документы);

- страховые документы;

- транспортные и транспортно-экспедиторские документы;

- таможенные документы.

Коммерческая переписка не выделяется в самостоятельную группу документов, поскольку присутствует на всех этапах внешнеторговой сделки — от ее подготовки и заключения О завершения исполнения, отсюда тематическая широта коммерческой переписки — рекламного письма и письма-предложения до претензионного письма.

1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике

Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Кроме того, в практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем. Эти правила выработаны практикой ведения переписки.

Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране.(1)

При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты:

- сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты);

- ссылки на документы отправителя и получателя;

- дата;

- адрес получателя письма;

- указание на конкретное лицо;

- вступительное обращение;

- краткое содержание письма;

- текст письма

- заключительная формула вежливости;

- подпись;

- ссылка на приложение;

- сведения о рассылке копий письма.

Перечисленные реквизиты могут по-разному располагаться на документе.

Сведения об отправителе и постоянная часть ссылок на документы отправителя к получателя составляют рёквизиты бланка и печатаются при изготовлении бланков или включаются в электронный шаблон 6iанка. Наряду с наименованием организации, фирмы, как правило, указывается характер ее деятельности или организационно-правовая форма (Limited (Ltd) — общество с ограниченнёй ответственностью, Inс. (Incorporated) — корпорация и др.), а также логотип организации (товарный знак или знак обслуживания).

Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом:

Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75

Our reference: РL/112 Наша ссылка: РL/112

Ссылки позволяют связывать письмо-запрос или письмо-просьбу с письмом-ответом. Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма — «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа». В ссылках может быть указан порядковый номер документа краткое обозначение вида документа (например, OR order), инициалы составителя, индекс подразделения и т.д.

Дата письма указывается в верхней части справа. Существует два способа указания даты — британский (европейский) и американский.

Британский способ: 20 Мау 2002 или: 20 Мау, 2002

Американский способ: Мау 20 2002 или: Мау 20, 2002

В связи с различными традициями написания даты в европейских странах и США не рекомендуется использовать цифровой способ указания даты из-за возможности разного прочтения даты, например: 02.06.2002 (в одном случаё —2 июня 2002 г., в другом — 6 февраля 2002 г)

Адрес получателя письма оформляется слева. В адресе указывается: кому направляется письмо и по какому почтовому адресу. Адресатом письма может быть физическое или юридическое лицо. Если письмо направляется организации, сначала дается ее наименование, затем почтовый адрес в следующей последовательности:

номер дома или здания, название улицы;

название города;

страна.

Например:

Continental Company

516 Sixth Avenue

USA

При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, США после названия города указывается название штата.

Слова Avenue, Street Place, и другие в адресе пишутся с большой буквы.

Если в названии фирмы присутствуют фамилия (например, W. Edvard&Co. Ltd) , перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (господа).

Письмо может быть адресовано должностному лицу, в этом случае перед названием фирмы указывают фамилию и должность работника:

Если фамилия лица неизвестна, может быть указана только должность.

Указание на конкретное лицо — реквизит используемый тогда, когда автор заинтересован в том, чтобы письмо дошло до определенного лица. Если такой необходимости не, эта отметка отсутствует. Могут использоваться следующие варианты оформления указания на конкретное лицо.

Вступительное обращение — стандартная этикетная языковая формула обращения к адресату.

Мог использоваться различные формулы обращения, наиболее типичными являются:

Sir Madam

Sirs Masdames

Dear Sir Dear Madam

В обращении используются следующие сокращения: Мr — господин, Мrs —госпожа ( замужней Женщине), Мiss — госпожа (ж незамужней женщине), Мs госпожа (при неизвестном семейном положении).

В конце обращения в американской традиции — употребление двоеточия, в британской —запятой.

Краткое содержание письма — не обязательный элемент письма. Помещается после вступительного обращения перед текстом:

Order № 187

В юридической практике принято оформлять следующим образом:

In re: Contrakt 12/45

Re: : Contrakt 12/45

(Re сокращенное латинское выражение — по делу, относительно дела, вопроса).

Текст письма — самая важная часть письма. Как правило, каждое предложение текста выделяется в самостоятельный абзац, что облегчает восприятие содержания. Текст письма, как правило, состоит из двух-трех самостоятельных смысловых частей.

В зарубежной практике широко распространен так называемый блочный стиль оформления письма, в этом случае реквизиты письма и текст письма выравниваются по левому краю без абзацев. Между абзацами текста делается дополнительный пробел, чтобы облегчить восприятие письма. Заключительная формула вежливости — форма завершения письма, следующая за текстом. Оформляется, как правило, от границы левого поля, без абзаца.

Подпись размещается под Заключительной формулой вежливости от границы левого поля.

В подписи указываются: название фирмы так как оно дано в бланке письма, на следующей строке — подпись лица, затем — инициалы, фамилия и должность, ниже отдельной строк и может указываться наименование подразделения (отдела, департамент). Письмо может подписываться работником фирмы по поручению руководства, в этом случае в подписи обязательно указание — «по поручению».(2)

Ссылка на приложение. Реквизит письма, используемый в случае если письмо содержит документы-приложения, размещается в левом нижнем углу.

Сведения о рассылке копий письма. Реквизит используется при необходимости разослать письмо нескольким адресатам. В этом случае под отметкой о приложении проставляется сокращение — сс (от саrbon copy — копия) и указываются фамилии лиц или названия организаций, которым направляются копии письма. (см Приложение №1)

2.1 Язык и стиль делового письма.

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.

Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.

Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

2.2 Основные части делового письма

Основными частями международного делового письма являются:

 Шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица

 Ссылки и дата

 Внутренний адрес

 Приветствие

 Основная часть письма

 Заключительные фразы

 Подпись

Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. Как дополнение может указываться номер телефона факс, телекс и телеграфный адрес(они могут быть и внизу листа). По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...).

Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Также некоторые шапки могут содержать эмблему фирмы или зарегистрированный фирменный знак.

Ссылка состоит из инициалов диктующего, за которыми следуют инициалы машинистки. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п. Дата может писаться разными способами. Обычно применяется тот способ, который принят в той стране, куда направляется письмо. Различают три основных формата:

 День, месяц, год - британский стандарт;

 Месяц, день, год - американский стандарт;

 Год, месяц, день - вариант ISO.(будет использоваться в работе)

Внутренний адрес состоит из имен адресата и почтового адреса

Каждая фирма имеет свое определенное название. Частные фирмы могут быть зарегистрированы под именем собственника или под нарицательным именем. Товарищества с ограниченной ответственностью обычно содержат в своем названии имена владельцев и сокращение Ltd.

Американские корпорации имеют в своем названии сокращение Corp, Inc или Co. Pte. Ltd - сокращение, используемое в частными компаниями с ограниченной ответственностью во Франции.

Почтовый адрес обычно состоит из номера улицы и дома; местности; названия округа, провинции; почтового кода. В зарубежной переписке необходимо прибавлять и название страны в которую адресовано письмо (на языке страны отправителя). Если у адресата есть почтовый ящик, то его номер проставляется вместо номера дома и улицы.

Когда письмо отправляется на временный адрес, используют маркер до востребования. Почтовый адрес также может содержать инструкции почте и/или адресату.(3)

Основная часть письма содержит сообщение. Обычно оно не превышает одну страницу. Если размер сообщения больше, то оно продолжается на новом листе.

Приветствие в каждой стране имеет определенную форму и как правило специфично для каждой страны. Во Франции как правило используется обращение Мадам и Месье. Заключительная фраза должна согласовываться с приветствием.

Подпись может ставиться только теми лицами, которые это делать уполномочены. Этим полномочием наделены владелец компании, официальные лица компании и служащие, которым это полномочие было передано. Поскольку подписи очень трудно прочитать, то имя лица печатается под самой подписью. Название фирмы ставится под подписью.

2.3 Дополнительные части делового письма

Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные:

 Вниманию конкретного лица;

 Краткое содержание письма;

 Приложение и копии;

 Постскриптум;

 Заглавие листа продолжения;

Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.

Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.

Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.

Постскриптум, напечатанный в нижней части письма добавляется для сообщения читающему чего-либо произошедшего в последнюю минуту или для того чтобы подчеркнуть какой-нибудь важный аспект.

Заглавие листа продолжения содержит имя адресата, дату и номер страницы. Расположение зависит от компоновки письма.

Например:

ООО “Арт Компакт”

2006-06-01

Страница 2

Или:

ООО “Арт Компакт” 2 2007-06-01

Конверт

На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Адрес получателя - это подробный внутренний адрес. Когда используют конверт с окном, то внутренний адрес служит и как адрес на конверте.

Формы пунктуации

Пунктуация в основной частиписьма такая же как и в любом другом печатном тексте. По отношению к другим частям письма существует три различных вида пунктуации: открытая, закрытая и смешанная.

В письме с закрытойпунктуацией знаки препинания ставятся после даты, каждого элемента внутреннего адреса, приветствия и заключительной фразы.

При открытой пунктуации все эти знаки опускаются. Иногда это относится и к точкам после сокращений.

Использование смешанной пунктуации характеризуется постановкой запятой (двоеточия или восклицательного знака) после приветствия и заключительной фразы.

В данной работе при написании коммерческих писем будет использоваться закрытая пунктуация.

2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами

В переписке с иностранными адресатами (представителями официальных инстанций, фирмами и гражданами формы написания и оформления служебных и личных писем имеют неодинаковый характер.

Служебные письма оформляются, как правило, на бланках установленной формы, в отдельных случаях могут оформляться на стандартных листах бумаги. Печатаются через 1,5 интервала шрифтом Times New Roman Cyr N 12.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется.

Оформление писем осуществляется следующим образом.

В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе бумаги, печатаются название города и дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текстовая часть письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая следует писать: "Господин Министр", "Ваше Превосходительство". В обращении чаще всего принято добавление слова "Уважаемый" (например: "Уважаемый господин Министр"). Слово "господин" пишется, как правило, полностью.

После обращения следует текст, который принято начинать словами "Имею честь сообщить" либо излагается в произвольной форме.

Письмо заканчивается комплиментом. Могут использоваться следующие комплименты (в адрес Президента, Посла или Министра иностранных дел): "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр (, принять уверения в моем весьма (самом ( высоком ( глубоком, искреннем уважении".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями в "весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением" и другие. В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, направляющего письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и фамилия полностью. При оформлении письма за подписью Председателя Государственного Аппарата указываются, как правило, имя и фамилия полностью.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.

Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами внутренней переписки, в правом верхнем углу.

Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии и полного наименования официальной должности лица, которому направляется письмо. Например, при оформлении адреса в левом нижнем углу первой страницы он оформляется следующим образом:

Господину Бруно Халлеру,

Генеральному секретарю

Парламентской ассамблеи

Совета Европы

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул. Например:

Его Превосходительству

господину (И.Фамилия),

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

или:

Е.П. г-ну (И.Фамилия),

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название страны)

В других случаях в состав реквизита "Адресат" включаются также наименование организации, фирмы, название города и страны.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера

Такого рода письма посылаются лично знакомым официальным лицам в случаях, когда необходимо высказать благодарность, просьбу, а также в целях ускорения решения какого-либо вопроса путем обращения к лицу, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке по тем или иным причинам нецелесообразна. Ими могут быть личные и семейные события того или иного лица (день рождения, продвижение по службе, получение награды, рождение ребенка в семье, а также траурные события и другие).

Частные письма полуофициального характера пишутся большей частью на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим: "Уважаемый господин Министр", "Уважаемый господин Директор", "Уважаемый господин Сенатор" и тому подобное.

Заключительный комплимент в частном письме обязателен и зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Частное письмо может быть написано от руки. Этим автор подчеркивает свое уважение к лицу, которому посылается письмо.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Звание и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов следует придерживаться той формы письма, которую рекомендуют Управление межпарламентских связей и Департамент государственного протокола МИДа России.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы.

Право подписи телеграмм категории "Высшая правительственная" в Государственной Думе имеют: Председатель Государственного Аппарата, заместители Председателя Государственного Аппарата.

Правом подписи телеграмм категории "Правительственная" пользуются: председатели комитетов и комиссий Государственного Аппарата; руководители фракций и депутатских групп; депутаты Государственного Аппарата; Руководитель Аппарата Государственного Аппарата и его заместители.

При оформлении телеграмм печатаются следующие реквизиты:

1. Подробный адрес (куда:)

(кому:)

Указывается полный телеграфный адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок, в том числе наименование организации, должность, инициалы и фамилия получателя или инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

При подаче телеграммы с одним и тем же текстом до трех (включительно) адресов отправитель должен представить столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города:

Архангельск Законодательное собрание области

Архангельск Администрация области

Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам, причем один адрес основной, а в остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим образом:

Астрахань Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо писать следующим образом:

Астрахань Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Волгоград Начальнику дороги

Копия почтой: Москва МПС

Все адресаты, находящиеся в одном городе, должны быть сгруппированы и написаны вслед за наименованием города.

Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или края. Например:

Коломна Московской

Уссурийск Приморского

2. Текст.

Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также знака "скобка" полными словами либо соответствующими символами.

Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная черта"; знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символами.

Знак "номер" может указываться либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать прочеркивания (-), а следует писать слово "нет".

Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то надо ставить черточку.

Текст телеграммы печатается шрифтом Times New Roman Cyr N 12 и N 14 через 2 интервала, как правило, прописными буквами. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.

Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.

3. Подпись.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Допускается указывать также инициалы имени и отчества.

4. Номер и дата.

Печатаются ниже реквизита "Подпись".

5. Наименование и адрес отправителя.

Реквизит состоит из слов "Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации" и фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Служебная записка (записка) подается вышестоящему руководителю по вопросам, требующим документального оформления, и с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводится аргументированное обоснование (при необходимости с приложением справочных или аналитических материалов).

Служебная записка оформляется, как правило, не на бланке и имеет следующие реквизиты:

1. Адресат.

Служебные записки адресуют Председателю Государственного Аппарата и его заместителям, Руководителю Аппарата Государственного Аппарата, руководителям депутатских объединений, комитетов, комиссий, руководителям структурных подразделений Аппарата и другим должностным лицам.

В состав реквизита "Адресат" входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные части реквизита пишутся в дательном падеже. Инициалы и фамилия выделяются шрифтом более яркой насыщенности. Например:

Наименование должности в реквизите "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Максимальная длина строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Наименование должности, инициалы и фамилия адресата выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита.

2. Заголовок. Заголовок располагается ниже реквизита "Адресат" и оформляется аналогично заголовку к служебному письму.

В служебных записках небольшого объема заголовок может отсутствовать.

3. Текст. Текст служебной записки может начинаться с обращения к соответствующему руководителю (должностному лицу), которое выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

Печатается от границы левого поля шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4. Приложение. Если служебная записка имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например: